Samen verantwoordelijk - Leidinggevenden

Je ontvangt een melding of bent getuige van (mogelijk) grensoverschrijdend gedrag

Wat nu?

Als leidinggevende heb je een belangrijke voorbeeldfunctie in situaties van grensoverschrijdend gedrag. Bovendien ben je een mogelijk aanspreekpunt voor studenten en/of medewerkers.

Onderneem gepaste actie

Bij een situatie van (mogelijk) grensoverschrijdend gedrag, wordt verwacht dat je als leidinggevende actie onderneemt en de verdere opvolging op jou neemt. Deze leidraad biedt je houvast om de situatie op een gepaste manier aan te pakken. Stem minimaal steeds af met een andere leidinggevende.

Belang van discretie

Je garandeert vertrouwelijkheid en discretie: je deelt geen persoonsgebonden informatie en onderneemt geen stappen zonder heldere afspraken daarover met de melder. Je houdt de melder ook altijd op de hoogte van ondernomen acties.

Je staat er niet alleen voor

Adequaat reageren kan best moeilijk zijn. Voor advies en ondersteuning kan je steeds terecht bij jouw aanspreekpunten. Samen zorgen we voor een goede opvolging:

• Bij het Vertrouwensnetwerk kan je terecht voor extra advies en expertise, en wanneer daar nood aan is, aan een bespreking met beroepsgeheim. De Vertrouwensnetwerk werkt ondersteunend en neemt zelf geen beslissingen die een effect op de loopbaan kunnen hebben.
• Daarnaast kan je steeds terecht bij de Dienst VGM met vragen over procedures maar ook voor praktische ondersteuning via de expert psychosociaal welzijn.
• Tot slot staat uiteraard ook jouw leidinggevenden voor je klaar.

• Bied een luisterend oor aan de melder en bied eerste zorgen aan.
• Hoe groot is de impact bij de melder​​​​​? Overweeg of er nood is aan (professionele) ondersteuning.
• Overleg met de melder wat gedeeld kan worden, welke actie ondernomen kan worden … Hou de melder altijd op de hoogte van verdere stappen.

Heb je geen rechtstreekse melding ontvangen?

Ontving je de melding niet rechtstreeks, maar van een derde persoon? Of ben je zelf getuige van mogelijk grensoverschrijdend gedrag?

Het is belangrijk dat jij (al dan niet samen met de betrokken derde persoon) eerst een gesprek aangaat met de getroffene en probeert in te schatten hoe die persoon zelf het gedrag ervaart.

• Welke informatie is beschikbaar? Maak onderscheid tussen feiten, vermoedens en interpretatie. Zorg ook dat je een goed overzicht hebt van alle betrokken stakeholders.
• Probeer aan de hand van onderstaande factoren de ernst van de feiten in te schatten.
• Twijfel je over de ernst van de situatie? Het vertrouwensnetwerk, Dienst VGM of jouw leidinggevenden helpen je een inschatting te maken.

Op basis van welke factoren kan je de ernst van de feiten inschatten?

• Impact op de melder/getroffene. In hoeverre lijdt de melder/getroffene onder de situatie?
• Herhaling van de feiten. Gaat het om een eerste voorval of over herhaalde feiten?
• Intentie van de andere betrokkene. Werd het gedrag bewust gesteld of niet?
• Bereidheid tot bijsturing en verbetering. Werd de andere betrokkene eerder al aangesproken en is er bereidheid tot bijsturing en verbetering?
• Machtsverhouding. In hoeverre zijn de melder en andere betrokkene gelijkwaardige partijen, of is er sprake van een machtsverhouding?
• Gerichtheid ten aanzien van het individu. Wordt een specifiek individu geviseerd of wordt het gedrag gesteld ten aanzien van een groep?
• Bereik. Zijn er weinig betrokkenen of getuigen (= klein bereik), of net veel (= groot bereik)? Hou daarbij ook rekening met het bereik via online kanalen.
• Schending fysieke integriteit. In hoeverre werd de fysieke integriteit van de melder geschonden?

1. Houd tijdens het volledige proces rekening met het belang van:

• Communiceren. Hou de melder/getroffene altijd op de hoogte van de stappen die je onderneemt
• Documenteren. Zorg ervoor dat je gemaakte (remediërings)afspraken documenteert.
• Afstemmen. Stem steeds en voldoende af met jouw leidinggevende.
• Opvolgen. Zorg voor een goede verdere opvolging en nazorg (zie verder).

2. A. Bij een eerste voorval of melding

Gaat het om een eerste voorval of melding? Heb je geen indicaties dat er andere of eerdere voorvallen waren, of dat de andere betrokkene al eerder werd aangesproken? Dan kan je in overleg met de melder eerst zelf in gesprek gaan met de andere betrokkene. Twijfel je over hoe je dat het beste aanpakt? Neem contact op met het vertrouwensnetwerk, Dienst VGM of jouw leidinggevende.

• Maak het grensoverschrijdend gedrag zo concreet mogelijk.
• Benoem de impact en geef aan dat een grens overschreden is.
• Bespreek samen de gedragscode.
• Bespreek welke eventuele stappen gezet zullen worden.
• Zoek welke vorm van actie of herstel (bijvoorbeeld ten aanzien van de melder​​​​​​) passend is.

2.B. Bij meer ernstige of herhaalde feiten

Heb je indicaties dat het om meer ernstige feiten gaat (herhaald, groter bereik, machtsverhouding …)? Of werden al eerder afspraken gemaakt met de andere betrokkene?

• Informeer jouw leidinggevende

Samen zorgen jullie voor een goede opvolging, case-coördinatie en dossieropbouw. Je staat er niet alleen voor.

In samenspraak zijn verschillende acties en maatregelen mogelijk:

• Een gesprek aangaan met de andere betrokkene (in overleg met de melder).
• Remediëringsafspraken maken met de andere betrokkene. Documenteer die afspraken ook en bezorg een verslag via mail aan je HR-aanspreekpunt om te laten opnemen in het personeelsdossier.
• Nagaan of professionele coaching of begeleiding nodig is ter ondersteuning van de remediëring van de andere betrokkene.
• Nagaan welke opdrachten en verantwoordelijkheden de andere betrokkene heeft en of die verenigbaar zijn met (een vermoeden van) de feiten.
• Een melding laten opnemen in het personeelsdossier en eventueel ook opname in het evaluatie- of promotiedossier.
• Intern communiceren.

2.C. Bij ernstige feiten met veel verzwarende factoren

In geval van ernstige feiten met veel verzwarende factoren, kunnen in overleg met de directie nog verdere stappen gezet worden.

• De hiërarchische lijn wordt actief betrokken.
• Het vertrouwensnetwerk wordt actief betrokken voor meer expertise en/of gesprekken binnen het beroepsgeheim.
• Er wordt nagegaan of bewarende maatregelen nodig zijn om de sociale veiligheid van iedereen (melder, team, andere betrokkenen ...) te garanderen.
• Onderzoek door Idewe
• Bij vermoeden van strafbare feiten:
  • Verplicht: doe melding bij de politie.
  • Start een tucht- en evaluatieprocedure.
  • Bespreek de noodzaak aan interne en/of externe communicatie

3. Verdere opvolging en nazorg

• Volg afspraken met de andere betrokkene systematisch op tot de melding afgesloten kan worden. Neem dit ook op met de melder en alle betrokkenen.
• Overweeg de nood aan verdere opvolging, herstelgesprekken en reflectie met betrokkenen, team en/of andere leidinggevenden. Ook hier staat je HR-aanspreekpunt voor je klaar.
• Blijf inzetten op een open, positieve en veilige werkomgeving.