FAQ

De impact van Covid-19 op een internationale uitwisseling hangt nauw samen met de fase van de epidemie, het aantal besmettingen en de lokale maatregelen en beperkingen als antwoord daarop. Omgekeerd wordt de impact kleiner als de epidemie krimpt, samen met de afbouw van een aantal beperkende maatregelen of versoepelingen.

Ook de bestemming speelt een rol: binnen de EU zijn heel wat beperkingen weggevallen en kunnen we opnieuw reizen mits Covid Safe Ticket, maar buiten Europa zijn er meer beperkingen nog van kracht op dit moment.
In Vlaanderen hanteert men ook een kleurencode om aan te geven hoe de organisatie van het hoger onderwijs in Vlaanderen zal verlopen. Zo is in Vlaanderen de ambitie dat de hogescholen en universiteiten begin september '21 zullen starten in code groen.
Binnen de EU worden beperkingen of versoepelingen ook gekoppeld aan de data en kleurkaarten over het aantal covid-19 infecties én afgeronde vaccinaties van het Europees Centrum voor ziektepreventie en -bestrijding.

Afhankelijk van de fase in de epidemie doet de grootste impact op een buitenlandse uitwisseling zich voor op vlak van:

• de organisatie van het lesaanbod bij de partnerschool: beperking van een aantal fysieke les- en ateliermomenten, organisatie van afstandsonderwijs of hybride onderwijs (deel op afstand, deels op de campus),
• de organisatie van tussentijdse evaluaties of examenmomenten,
• de organisatie van stages: tijdelijke sluiting van bedrijfsactiviteiten of aangepaste sectorprotocols vragen eventueel een andere invulling of vorm van de stage,
• campusopening en circulatie: beperking van het max. aantal studenten en/of medewerkers in een faculteit, op een campus of in aula's/leslokalen,
• reizen en verplaatsingen: beperkingen qua vluchten, visumondersteuning (niet-EU). Elk land hanteert autonoom en op nationaal niveau inreismaatregelen of -beperkingen. Dit kan bestaan uit een reisverbod, maar ook uit test-, vaccinatie-, of qurantaineverplichting. Een overzicht hiervan is te raadplegen via: https://diplomatie.belgium.be/nl/Diensten/Op_reis_in_het_buitenland/reisadviezen. Daarnaast kan de Belgische overheid ook beperkingen instellen op reizen naar het buitenland: https://www.info-coronavirus.be/nl/veilig-reizen/
• veiligheid en openbare leven: sluiting van bepaalde sectoren, winkels en plaatsen voor culturele, sociale en sportieve activiteiten
• medische capaciteit ter plaatste.

Je ICO controleert 3 weken voor de startdatum van je uitwisseling het reisadvies van de KU Leuven (https://www.kuleuven.be/internationaal/reisadvies) . Wanneer hier wordt vermeld dat er geen uitwisselingen mogelijk zijn naar een bepaald land kan je niet vertrekken. Het advies van 3 weken voor de startdatum wordt niet meer gewijzigd.

De meeste coronavaccins die ons land gebruikt, bieden de beste bescherming na twee dosissen. Als je slechts één dosis kreeg voor je vertrek naar het buitenland, kan het afhankelijk van je bestemming een mogelijkheid zijn om terug te keren naar België voor de tweede dosis. Is dit geen optie vanwege de locatie van je bestemming of andere praktische problemen, dan neem je best contact op met je gastinstelling om uit te zoeken wat de mogelijkheden zijn voor vaccinatie ter plaatse. Veel landen zullen inkomende studenten ook vaccineren, en in sommige landen kunnen universiteiten hun studenten zelf vaccineren. We raden je in elk geval ten zeerste aan om in ieder geval de eerste dosis van een vaccin te aanvaarden, aangezien dit al een grote bescherming geeft. Als je voor een langer verblijf naar het buitenland reist, is het ook te overwegen je vertrek uit te stellen totdat je volledig gevaccineerd bent.

KU Leuven raadt je aan om je vertrek uit te stellen tot je volledig gevaccineerd bent. Is dit niet mogelijk, dan raden we je aan om toch zeker je eerste dosis af te wachten zodat je tijdelijk gedeeltelijke bescherming geniet.

Je kan niet kiezen welk vaccin je krijgt. Alle medicijnen die door de EMA toegelaten worden als vaccin tegen SARS-COV-2 worden in bijna alle landen erkend als volwaardige vaccinatie.

Sinds de uitbraak van de Covid-19 pandemie ent LUCA zich als partnerhogeschool in de associatie KU Leuven én als Geassocieerde Faculteit van KU Leuven maximaal op het reisbeleid van KU Leuven. Het reisbeleid (https://www.kuleuven.be/internationaal/reisadvies) wordt daar bepaald door de Commissie Risicobestemmingen waarin vertegenwoordigers zetelen van de Beleidsdomeinen Internationalisering en Onderwijs. Op basis van adviezen en data van het Europees Centrum voor ziektepreventie en -bestrijding, het Wetenschappelijk Instituut Volksgezondheid en het Overlegcomité nemen ze intern beslissingen over het reisadvies.

De beslissingen van de Commissie Risicobestemmingen van KUL worden vervolgens aan de hogescholen binnen de associatie KU Leuven meegedeeld. Het staat elke hogeschool vrij om waar nodig eventueel aanpassingen aan dit reisbeleid door te voeren.

Naast de Covid-19 inschatting doet de KUL Commissie Risicobestemmingen parallel ook aan een normale risico-inschatting in het gastland op basis van informatie en reisadviezen van de overheid op https://diplomatie.belgium.be/nl. Bepalende factoren zijn bv. politieke of economische stabiliteit, lokale veiligheid en toegang tot gezondheidszorg.

Update 01/04/2022:

Het reisbeleid van KU Leuven en dusgevolg ook van KU Leuven is aangepast: https://www.kuleuven.be/internationaal/reisadvies. Er is ondertussen overgeschakeld naar het normale reisbeleid zoals voor de coronapandemie. COVID-19 zal niet meer de belangrijkste parameter zijn om reizen toe te staan, maar kan altijd nog meegenomen worden in de evaluatie van een reis.

Voor specifieke bestemmingen buiten de EER zal LUCA een advies vragen aan de Commissie Risicobestemmingen (CRB) die voor alle reizen naar risicolanden een aparte evaluatie zal uitvoeren. Verder blijven ook de algemene en actuele reisadviezen van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken (https://diplomatie.belgium.be/nl/Diensten/Op_reis_in_het_buitenland/reisadviezen) na te lezen.

Neen. Alle studenten dienen de deadline van 1 december te respecteren. Indien je je aanvraag te laat indient, zal ze niet in achting genomen worden.

Een student dient een aanvraag in via KU Loket. De aanvraag wordt geregistreerd met datum en uur van registratie.

Neen. Alle studenten dienen de deadline van 1 mei mbt semester 1 en 31 oktober mbt semester 2 te respecteren. Indien je je aanvraag te laat indient, zal ze niet in achting genomen worden.

Een student dient een aanvraag in via KU Loket. De aanvraag wordt geregistreerd met datum en uur van registratie.

Dat kan! Een LUCA student kan tijdens elk studietraject zowel een buitenlandse studie opnemen als een buitenlandse stage. Een student kan tot maximum 12 maanden per traject naar het buitenland. Bijvoorbeel: je gaat voor één semester (6maanden) studeren in Finland. Dan heb je nog 6 maanden over om een buitenlandse stage op te nemen.

Studietraject: je bachelor en masteropleiding worden als aparte studietrajecten aanzien. Je kan dus tijdens je bachelor een buitenlandse stage en studie opnemen en tijdens je master een buitenlandse stage en studie opnemen.

Belangrijk: de opleiding moet steeds akkoord gaan.

Of een creditcontractstudent op studie- of stagemobiliteit kan, hangt vooral af of de buitenlandse studie of stage gebeurt in het kader van een uitwisselingsprogramma of niet.

• Een buitenlandse studie of stage via bv. het Erasmus-programma is niet mogelijk voor creditcontract-studenten, omdat de programmavoorwaarden bepalen dat een deelnemer altijd een opleiding moet volgen die leidt naar een diploma. Dat is niet het geval bij inschrijvingen via creditcontracten.
• Een buitenlandse studie of stage die niet via een uitwisselingsprogramma verloopt, maar wel door jouw opleiding wordt goedgekeurd, kan eventueel wel voor een creditcontractstudent. Je vraagt de mobiliteit aan via KU Loket. Bij problemen of twijfel, contacteer altijd je coördinator Internationalisering op de campus.

LUCA voert een beleid over internationalisering met als doel nieuwe en specifieke competenties te bereiken en meer inzicht te krijgen in de economische en sociale achtergronden van het betrokken land. Een studie of stageperiode in het land van herkomst van een student wordt niet aangemoedigd vanuit dit internationaliseringsbeleid.

Indien de opleiding toch akkoord gaat met een studie- of stagemobiliteit in het land van herkomst en de verworven studiepunten/competenties erkent in functie van jouw opleidingstraject, dan kan de mobiliteit doorgaan maar mogelijks zonder financiële steun uit een beursprogramma.

Neen! De communicatie met het international office van een partnerinstelling van LUCA gebeurt in eerste instantie steeds via de coördinator internationalisering van je campus. Heel wat partnerscholen werken met een systeem van formele nominatie door de thuisinstelling, waarbij LUCA doorgeeft aan de partnerschool welke studenten ze voorgedragen. Vervolgens moet elke student een aanvraagdossier indienen bij de partnerschool. Eens je geaccepteerd bent, is het wel ok om zelf te communiceren met het international office van de partner waarbinnen je geaccepteerd bent.

Bij een buitenlandse studie- of stageperiode zal je een aantal vakken niet op LUCA afleggen of je stage niet in België doen. In de plaats daarvan zal je enkele vakken volgen aan een partnerinstelling of stage lopen in een buitenlands bedrijf waarmee je min of meer dezelfde competenties zal verwerven als wanneer je in België zou blijven. De studiepunten van de bij LUCA niet afgelegde vakken zullen dus vervangen worden door studiepunten van de partnerinstelling.

Op het einde van je studieverblijf in het buitenland krijg je een transcript of records. Dit is een rapport met vermelding van de gevolgde vakken, de behaalde resultaten en het aantal studiepunten. Na afloop van een buitenlandse stage breng je een evaluatieformulier mee. Op basis hiervan krijg je bij succesvol afleggen een score en je credits toegekend.

De score kan echter gegeven zijn in een ander puntensysteem dan wat bij LUCA wordt gehanteerd: bv. A – B – C – D – E in plaats van een punt op 20. De ICO gaat vervolgens de buitenlandse punten omzetten naar het LUCA puntensysteem. De ICO doet dit aan de hand van de officiële puntentabel van LUCA en van de partnerinstelling. Deze omzetting wordt voorgelegd aan de beperkte examencommissie die de resultaten vastlegt van de uitwisselingsstudenten, ook van wie de resultaten de hogeschool laattijdig bereiken

Het kan altijd gebeuren dat de academische en examenkalenders van beide instellingen niet synchroon verlopen en dat je de resultaten van een uitwisseling pas krijgt na een van de officiële deliberatiemomenten bij LUCA. Wat er in die gevallen gebeurt, staat beschreven in het onderwijs- en examenreglement van LUCA, artikels 37 en 53-56 over de organisatie van de examenperiode en examens afgelegd in een andere instelling waarin de principes worden toegelicht die LUCA in dat geval hanteert.

In het onderwijs- en examenreglement van LUCA is in artikel 55 opgenomen hoe de vervanging gebeurt van een equivalent opleidingsonderdeel waarvoor iemand geen credits heeft bepaald.

Het artikel bepaalt dat het opleidingshoofd toestemming kan verlenen aan studenten die voor een opleidingsonderdeel geen creditbewijs hebben behaald, omdat zij voor het examen aan een buitenlandse instelling niet zijn geslaagd, om in de derde examenperiode van het zelfde academiejaar aan de hogeschool examen af te leggen. Zij moeten dan examen afleggen over een door de examencommissie bepaald equivalent LUCA-opleidingsonderdeel waarvoor het opleidingsonderdeel aan de buitenlandse instelling als vervanging gold.

Neen! Zolang je ingeschreven bent als LUCA student, kan jij op internationalisering. Er wordt geen rekening gehouden met leeftijd.

Ja! Graag maak ik een onderscheid:

• Voor aanvang: indien je voor vertrek beslist om toch niet naar het buitenland te vertrekken, breng dan meteen je ICO op de hoogte. De ICO zal je adviseren wat te doen. Indien je een studie annuleert, zal je als alternatief het programma aan LUCA volgen. Indien je een stage annuleert, zal je een alternatieve stageplaats in België moeten zoeken. Contacteer dus ook je stagecoördinator;
• Tijdens je studie of stage: ook is het mogelijk dat de studie of stage tegenvalt / persoonlijke problemen opduiken waardoor je liever terug in België bent. Breng dan meteen je ICO op de hoogte zodat jullie samen een oplossing kunnen uitwerken. Het afbreken van een studie of stage kan met zich meebrengen dat je niet behaalde credits opnieuw zal moeten afleggen.

Graag maak ik een onderscheid:

• Studie: wanneer je geaccepteerd bent door een partnerinstelling zal het international office van de school je informeren over de mogelijkheden op vlak van housing. Het kan zijn dat de partnerinstelling eigen accomodatie heeft waar de student op kan intekenen maar dit is niet altijd het geval. Ook valt er vaak informatie over terug te vinden op hun website. Het is in de eerste plaats de verantwoordelijkheid van de student zelf om accomodatie te zoeken. Indien je problemen ondervindt, mag je altijd je ICO contacteren;
• Stage: tijdens je stage in het buitenland ben je zelf verantwoordelijk voor het zoeken van accomodatie.

Opgelet: stort geen voorschot voordat je zeker weet dat de accomodatie legitiem is. In het verleden is het meermaals voorgevallen dat een student / ouders op die manier geld verloren. Bij twijfel spreek je het best het lokale International Office of de Student Services Unit aan.

Tip: indien je zelf een kot huurt in België dat je graag wil onderverhuren, neem dat zeker contact op met StuVo! Via Stuvo kun je ook een onderverhuurverzekering laten afsluiten.

Voor je vertrek
Wanneer je naar het buitenland reist, heb je officiële reis- en/of identiteitsdocumenten nodig. Afhankelijk van je bestemming en de duur van je verblijf gaat het om de volgende documenten: je Belgische identiteitskaart, een internationaal paspoort en een visum.

Belgische identiteitskaart

Je Belgische identiteitskaart volstaat voor een verblijf in de landen van de EER (Europese Economische Ruimte) en Zwitserland.

De EER-landen zijn België, Bulgarije, Cyprus, Denemarken, Duitsland, Estland, Finland, Frankrijk, Griekenland, Hongarije, Ierland, IJsland, Italië, Letland, Liechtenstein, Litouwen, Luxemburg, Malta, Nederland, Noorwegen, Oostenrijk, Polen, Portugal, Roemenië, Slovenië, Slowakije, Spanje, Tsjechië, het Verenigd Koninkrijk, Zweden, Malta, Cyprus, Roemenië en Bulgarije.

Indien je langer dan drie maanden ter plaatse blijft, moet je na aankomst een verblijfskaart aanvragen. Dit betekent concreet dat je je laat registreren bij de plaatselijke overheid. Je zult er de volgende documenten moeten tonen: je identiteitskaart, je verzekeringsdocument en een document dat de reden van je verblijf vermeldt. Je kan (uitzonderlijk) ook worden gevraagd om te bewijzen dat je over voldoende financiële middelen beschikt voor het geplande verblijf.

Internationaal paspoort

Buiten de EER heb je bijna altijd een internationaal paspoort of een reispas nodig. Dat is een identiteitsdocument dat je aanvraagt via je gemeentehuis. Hou rekening met een wachttijd van twee weken. Een paspoort blijft vijf jaar geldig maar moet minstens nog zes maanden geldig zijn bij je vertrek naar een niet-EER-land.

Voor sommige niet-EER-landen volstaat een internationaal paspoort op voorwaarde dat je niet langer dan negentig dagen ter plaatse blijft. Voor een langer verblijf heb je altijd een visum nodig. Consulteer de ambassade van je gastland in België voor de juiste informatie (zie hieronder).

Visum

Een visum kan de vorm hebben van een apart document of van een stempel in je paspoort. Eigenlijk is het een officiële toestemming om gedurende een bepaalde periode voor bepaalde activiteiten in een bepaald land te verblijven. Voor een aantal landen is een geldig internationaal paspoort niet voldoende, zelfs niet voor een kort verblijf. Verblijf je langer dan negentig dagen in een niet-EER-land, dan heb je steeds een visum nodig.

Voor een visum moet je langsgaan bij de ambassade van je gastland in België. De adressen van alle buitenlandse ambassades in België vind je op www.diplomatie.belgium.be.

Neem tijdig contact op met de ambassade voor informatie over de juiste procedure in jouw specifieke situatie. Voor sommige landen moet je maanden voor je vertrek starten met de visumaanvraag; in andere ambassades kun je je visum dan weer pas vanaf een maand voor je vertrek aanvragen.

Afhankelijk van je geplande activiteiten zul je met een toeristenvisum kunnen reizen of met een aangepast visum: een studentenvisum, al dan niet met een research permit.

Nuttige informatie over reis- en verblijfsdocumenten

Op de website van de Federale Overheid vind je, behalve de adressen van de ambassades, ook informatie over “reisdocumenten voor Belgen”. Geef je je land van bestemming en verblijfsduur in, dan krijg je oriënterende informatie.

De website van de Vlaamse Overheid voor “jongeren met buitenlandse plannen” geeft zeer gedetailleerde informatie over alle mogelijke paperassen waarmee je te maken krijgt wanneer je een tijdje in het buitenland verblijft. Je kunt er informatie opvragen aangepast aan jouw reisplannen.

(Bron: KU Leuven, Outgoing mobility)

Er is geen handleiding voor het schrijven van een goede motivatiebrief, maar wel een aantal tips.

• leg in de motivatiebrief duidelijk uit waarom je keuze uitgaat naar een bepaalde partnerschool en binnen deze instelling voor een bepaalde opleiding, atelier of prof;
• Schrijf je brief in het Engels, Frans of in de taal van de gastinstelling (als je deze taal voldoende beheerst);
• Doe het nodige opzoekwerk: bekijk de website of de opleidingspagina's van de opleiding waarvoor je wenst te kandideren, zoek op welke docenten of proffen lesgeven, lees verslagen van ex-mobiliteitsstudenten;
• vermijd clichés zoals een keuze voor het weer, voor toerisme,…;
• Focus vooral op de meerwaarde van een uitwisseling voor jou als student, het profiel van de opleiding bij de partnerschool (en eventuele latere professionele vaardigheden).

Een portfolio is een representatieve selectie uit je persoonlijk werk. Het portfolio bevat hoofdzakelijk reproducties van realisaties binnen je hoofdatelier. Daarnaast kan het portfolio ook reproducties van tekeningen of van ander eigen werk bevatten. Het bevat ook inhoudelijke uitleg over het concept/thema en de afmetingen van het werk.

Voor een partnerschool is het portfolio samen met de motivatiebrief het belangrijkste selectiecriterium. Vooral studenten uit de opleidingen beeldende en audiovisuele kunsten, audiovisuele technieken, productdesign, muziek en drama, visual design en interieurvormgeving zullen een portfolio moeten toevoegen aan hun kandidatuur bij de partnerschool. Zonder (goed vormgegeven) portfolio geraak je bij de buitenlandse partner vaak niet door de selecties.

Vraag hulp bij de samenstelling ervan aan je atelier- of praktijkdocenten, aan het docentenanker internationalisering in jouw opleiding of waar mogelijk aan de LUCA experten in de werkplaatsen.

Je levert het portfolio ofwel digitaal, ofwel gedrukt en gebundeld in A4‐formaat, eventueel vergezeld van of met een ingewerkt C.V. Een digitale variant kan ook onder de vorm van een blog of portfoliowebsite worden aangeboden. Het is echter niet de bedoeling dat je portfolio een heel lijvig werk wordt, evenmin mag het een minimale verzameling zijn. Indien je een CD‐rom, geheugenkaart of andere gegevensdrager gebruikt, of een website, controleer extra dat alles naar behoren werkt. Niets zo frusterend dat de applicatie die je gebruikt uiteindelijk niet blijkt te functioneren.

Tot slot, kijk ook naar de 'application requirements' van de partnerschool. Soms zijn er beperkingen qua omvang of grootte, bestandstype en -grootte. En kijk ook na hoe je het portfolio moet aanleveren: bv. op te laden in een applicatietoepassing van de partnerschool.

KU Leuven heeft een zeer uitgebreide infopagina over studeren in het buitenland na je studies.

https://www.kuleuven.be/studentenvoorzieningen/na-je-studie/verder-studeren/studeren-in-het-buitenland

Als je je Vlaams LUCA diploma wil laten erkennen in het buitenland neem je contact op met het NARIC-centrum van dat land ((opent in nieuw venster)) . NARIC staat voor 'National Academic Recognition Information Centres in the European Union'. Via een NARIC centrum krijg je alle informatie over de procedure die je moet volgen.

Als je in het buitenland informatie moet verlenen over het diploma dat je in Vlaanderen hebt behaald, maak je gebruik van het diplomasupplement en een attest van NARIC-Vlaanderen.

• Een diplomasupplement is een document dat in het Nederlands (en op vraag in het Engels) afgeleverd wordt bij elk diploma uitgereikt door LUCA. Dit document beantwoordt aan een Europees format en bevat informatie over de opleiding (stages, thesis, studieomvang, studie-ervaring in het buitenland tijdens de opleiding…) en over het Vlaamse systeem van hoger onderwijs. Ben je dit diplomasupplement verloren, dan kun je een duplicaat opvragen tegen betaling via de LUCA onderwijsadministratie: https://www.luca-arts.be/nl/attesten.
• Het NARIC Attest wordt in het Nederlands of Engels afgeleverd en bevestigt dat je diploma erkend is in Vlaanderen en uitgereikt werd door een in Vlaanderen erkende instelling voor secundair onderwijs, hoger onderwijs of volwassenenonderwijs: https://www.naricvlaanderen.be/nl/attest-voor-erkenning-van-vlaams-diploma-in-buitenland

Meer informatie:

• Algemene informatie bij Vlaanderen.be: https://www.vlaanderen.be/erkenning-van-een-vlaams-diploma-of-getuigschrift-in-het-buitenland,
• NARIC-Vlaanderen: infopagina over diploma's, diplomasupplement en Attest voor Erkenning van Vlaams diploma in het buitenland: https://www.naricvlaanderen.be/nl/attest-voor-erkenning-van-vlaams-diploma-in-buitenland
• Lijst met Europese NARIC centra: https://www.enic-naric.net/

Binnen Erasmus worden studenten onderverdeeld in twee groepen: categorie 1 en categorie 2. De ondervertegenwoordigde groepen zijn de studenten uit categorie 1.

Dit gaat over volgende studentengroepen:

• Studenten met een Vlaamse studietoelage
• Studie met een functiebeperking die is gestaafd door VAPH (Vlaams agentschap Personen met een Handicap)
• Werkstudenten
• Bijna-beursstudenten (d.w.z. studenten die een verminderd inschrijvingsgeld betalen).

Grotendeels komt dit overeen met de groep van ondervertegenwoordigde studenten zoals die ook in het Erasmusprogramma zijn vastgesteld. De belangrijke uitzondering echter zijn de ‘bijna-beursstudenten’ (= studenten die bij LUCA een verminderd inschrijvingsgeld betalen). Zij horen binnen de programma’s van de Vlaamse overheid (nog) niet tot de groep van ondervertegenwoordigde studenten: https://www.studentsonthemove.be/nl/ondervertegenwoordigde-groepen.

Dat er een verschil bestaat over de samenstelling van de ondervertegenwoordigde groep heeft te maken met waar het inclusiebeleid wordt bekrachtigd. Voor het Erasmusprogramma bepalen Europese regels en het Nationale Agentschap dat voor elke lidstaat het Erasmusprogramma beheert de regels. Voor de Vlaamse mobiliteitsprogramma’s wordt dit bepaald door de Vlaamse Overheid. Er wordt gewerkt aan een gelijkschakeling, maar deze is vandaag nog niet gerealiseerd.

Binnen Erasmus:

• ‘Categorie 1’ studenten ontvangen een extra top-up bovenop het standaard beursbedrag.
  Bv. een student op studiemobiliteit in Duitsland, ontvangt de standaardbeurs voor Duitsland van €419/maand met een extra vergoeding van €250/maand, dus €669/maand in totaal;
• Er kan een aanvullende special needs Erasmus beurs worden aangevraagd als er reële extra kosten worden gemaakt die gepaard gaat met een specifieke beperking. Deze beurs moet 6 weken op voorhand worden aangevraagd bij EPOS via de Erasmuscoördinator van LUCA. De campus ICO begeleidt de student hierbij.

Binnen Generieke Beurzen, Priority Country, ASEM-WPP:

Studenten uit ondervertegenwoordigde groepen ontvangen een extra top-up van €200/maand bovenop het standaard beursbedrag per maand.

• De sociale dienst van Stuvo LUCA kan bekijken of je door je financiële situatie tot een kansengroep of ondervertegenwoordigde groep behoort.
• De zorgcoaches kunnen nagaan of studenten in aanmerking komen voor speciale statuten of faciliteiten worden behandeld door de zorgcoaches.

Meer informatie op onze pagina’s over inclusieve mobiliteit: https://info.luca-arts.be/nl/een-inclusieve-buitenlandervaring-voor-iedereen#financi%C3%ABlebegeleiding.

LUCA wil ook studenten met een aantal bijzondere statuten aanmoedigen om de stap te zetten naar buitenlandse mobiliteit.

We voorzien extra begeleiding van de sociale dienst en de zorgcoaches, en er wordt bekeken of er bepaalde financiële incentives mogelijk zijn, omdat niet al deze statuten automatisch in aanmerking komen voor een hogere mobiliteitsbeurs of een extra toelage. Welke statuten er zijn en hoe je een aanvraag voor een van deze statuten kan doen vind je op deze pagina:

• Studenten met een sociale toelage van Stuvo
• Studenten met een speciaal statuut toegekend door zorgcoaches

Een hogere beurs of top-up krijg je niet. Dit is alleen bestemd voor studenten uit de ondervertegenwoordigde groepen.

Echter, bij het bepalen van de volgorde van de studenten die een mobiliteitsbeurs uit een bepaald beursprogramma zullen krijgen, krijgen eerst studenten uit de ondervertegenwoordigde groepen de hoogste prioriteit, onmiddellijk gevolgd door studenten met een sociale toelage en het speciale statuut. Deze statuten krijgen dus voorrang bij de toewijzing op studenten die geen statuut hebben.

Enkel van studenten met een Vlaamse studietoelage of studenten die verminderd inschrijvingsgeld betalen, staat dit in het studentendossier. Voor alle andere statuten (functiebeperking, speciaal statuut en sociale toelage Stuvo) weten we dit niet.

Omwille van de privacygevoelige informatie moet jij zelf je statuut bekend maken. Anders kunnen we er geen rekening mee houden. Je moet een attest of bewijs bezorgen aan het international office van LUCA. Dit gaat o.a. over het attest VAPH, het attest speciaal statuut van de zorgcoach en het attest van de stuvotoelage.

Hoe kun je dit attest bezorgen? Je doet de volgende twee stappen

• Dit kan je doen door onder je “Aanvraag Studieperiode Buitenland” in KULoket onder het tabblad “Uw dossiers” deze bijlage op te laden.

• Je mail het attest ook naar international@luca-arts.be

Belangrijk om ons altijd alle attesten te bezorgen van een statuut dat voor de dienst Internationalisering niet zichtbaar is in je studentendossier: functiebeperking, werkstudent, speciale statuut.

Voorbeeld 1: je krijgt een Vlaamse studiebeurs én je hebt een officiële VAPH functiebeperking. Je bezorgt het VAPH functiebeperking, want je statuut van Vlaamse studiebeurs kunnen we zien in jouw dossier.

Voorbeeld 2: je hebt een LUCA attest met het speciale statuut van de zorgcoach en een LUCA attest over de sociale toelage van Stuvo. Je bezorgt beide attesten aan LUCA.

Een student met twee officiële statuten (VAPH en Vlaamse studiebeurs) zoals uit voorbeeld 1 krijgen voor alle duidelijkheid niet tweemaal de top-up van 200€/maand (Generieke Beurzen) of 250€/maand (Erasmus). Je kan deze top-up maar éénmaal krijgen.

Dit kan enkel binnen Erasmus. Volgende mogelijkheden zijn er:

1. Speciale beurzen voor een voorbereidend bezoek
   Een beurs voor een voorbereidend bezoek geeft de mogelijkheid aan een geselecteerde deelnemer met een functiebeperking om na te gaan of de geplande mobiliteit haalbaar is (bv. toegankelijkheid van gebouwen, vervoer ter plaatse, deelname aan lessen, uitvoeren van activiteiten op de werkvloer, …).
   Informatie over de aanvraagprocedure staat hier en het aanvraagformulier vind je hier. De aanvraag gebeurt in overleg met het LUCA International Office.
2. Aanvullende beurs (Inclusive Support) tijdens de uitwisseling
   Voor studenten met een beperking die een Erasmusbeurs krijgen, kan er nog een aanvullende subsidie worden aangevraagd (naast de reguliere beurs). De aanvullende subsidie is zowel mogelijk voor studenten met een beperking die via het Erasmusprogramma studeren in een onderwijsinstelling als voor studenten die een stage lopen in een gastorganisatie of –bedrijf. LUCA volgt samen met jou de aanvraag voor subsidies op.

Meer informatie: https://info.luca-arts.be/nl/een-inclusieve-buitenlandervaring-voor-iedereen

Zowel voor de volgorde op ranking als voor de beursberekening kijken we altijd naar het statuut dat de student heeft op het ogenblik dat we de ranking opstellen na de examenperiode van juni.

Wat gebeurt als je statuut zou wijzigen naar een categorie uit de ondervertegenwoordigde groepen zoals vastgelegd in de programma’s Erasmus of Generieke Beurzen?

• Ontvang je een beslissing vóór de opmaak van jouw grant agreement (=het financiële beurscontract tussen LUCA en de student), dan zullen we jouw grant agreement wijzigen als deze statuutwissel betekent dat je recht hebt op een extra vergoeding. Jouw categorie op de ranking wijzigt. Dit is een inclusiemaatregel.
• Ontvang je een beslissing na de opmaak van jouw grant agreement én vóór het einde van de mobiliteitsperiode, dan kunnen we jouw grant agreement wijzigen als deze statuutwissel betekent dat je recht hebt op een extra vergoeding. Jouw categorie op de ranking wijzigt. Dit is een inclusiemaatregel.
• Ontvang je een beslissing na het einde van de mobiliteitsperiode, dan kunnen we jouw grant agreement niet langer wijzigen. Het beursbedrag kan niet meer aangepast worden.

Wat gebeurt als je statuut zou wijzigen naar een student met een van de andere speciale statuten bij LUCA of naar een student met sociale toelage?

• Dit zijn geen statuutwissels die kunnen leiden tot extra financiering. Het grant agreement en beursbedrag wordt niet aangepast.
• Wat betreft de rankingvolgorde, jouw categorie op de ranking wijzigt. Dit is een inclusiemaatregel.

Wij kijken op twee momenten naar de status die elke student heeft: op het ogenblik van de opmaak van de ranking en op het moment dat we het Grant Agreement (= het financiële contract voor wie een mobiliteitsbeurs krijgt) aanmaken. Voor vertrekkers in het 1^e semester is dat tussen begin augustus en eind september, voor vertrekkers in het 2^e semester in de loop van december.

Voor de berekening van de beursbedragen kunnen we enkel en alleen rekening houden met je officiële en effectieve status. In afwachting van deze beslissing raden we zeker aan om bij de sociale dienst van Stuvo een berekening op te vragen of in aanmerking komt voor een (bijna-)beurs (Vlaamse studietoelage) of voor een Stuvo sociale toelage. Dit attest kun je dan opladen in je KU Loket + mailen naar het international office. Het attest wordt dan gebruikt om jou een hogere prioriteit te geven in de ranking.

Zolang je mobiliteit nog niet is afgerond, is het mogelijk een nieuwe beursberekening te maken. Belangrijk is dat je ons zelf zo snel mogelijk op de hoogte brengt van de officiële beslissing van het Agentschap Hoger Onderwijs door het bewijs van je studietoelage of bijna-beurs door te mailen en toe te voegen aan je KU Loket. Op dat moment behoor je officieel tot de groep van de ondervertegenwoordigde studenten en kunnen we een nieuw Grant Agreement opstellen.

Neen, om een zo zuiver mogelijke ranking te behouden wordt de ranking ‘vastgeklikt’ met de resultaten van juni. De percentages na de examenzittijd van september worden niet meegenomen bij nieuwe updates van de rankinglijst. Als we dit zouden toelaten, gaan we studenten benadelen die eerder al een beurs kregen toegewezen op basis van een eerdere ranking.

Waarvoor het resultaat van september wel een rol zal spelen, is bij de interne beslissing of een student met herexamens - die nog geen zekerheid had over de mobiliteit - uiteindelijk nog op mobiliteit kan vertrekken.

Ja. De rankinglijst is zeker in het begin nooit helemaal definitief. Verschuivingen zijn mogelijk bij de volgende omstandigheden:

• Bij (negatieve) beslissing partnerscholen over lopende aanvragen studenten,
• Studenten die bewust afstand doen van hun beurs (‘zero grant)
• Bij annulatie van de mobiliteit door deelnemer of LUCA LUCA (onvoldoende resultaten 2^e examenkans)
• Wegvallen studietoelage Vlaamse overheid of speciale statuut LUCA

Neen, spijtig genoeg niet. Dit hangt o.a. af:

• Het beursprogramma en de financieringsregels: voor sommige beursprogramma’s beheert LUCA de middelen niet zelf. Je moet een kwalitatieve aanvraag indienen bij de organisatie die het beurzenprogramma beheert. Is je beursaanvraag niet sterk genoeg, dan krijg je geen beurs.
• Het type contract waarmee je bij LUCA bent ingeschreven. Studenten die zijn ingeschreven met een diplomacontract, kunnen in aanmerking komen voor een bepaalde mobiliteitsbeurs. Bij lange mobiliteit zijn de beurzenprogramma’s niet beschikbaar voor wie met een creditcontract of een examencontract studeert.
• Het maximale budget binnen elk beurzenprogramma. Spijtig genoeg beschikt LUCA niet over onbeperkte middelen. We proberen een maximaal aantal studenten een beurs of een gedeeltelijke beurs te bezorgen als het budget toelaat.
• Het studentenstatuut: in een aantal beursprogramma krijgen studenten uit ondervertegenwoordigde groepen voorrang op het krijgen van een (volledige) mobiliteitsbeurs,
• De ranking: beurzen die LUCA in eigen beheer heeft, worden toegekend op basis van een rankinglijst. Studenten met een speciaal statuut [student met studietoelage, functiebeperking erkend door VAPH, werkstudent, topsporter ...) komen bovenaan de lijst en zijn zo goed als zeker van een beurs. De overige studenten worden gerangschikt op basis van studieresultaten van het vorige academiejaar.

Erasmus:

In omstandigheden van beperkte beschikbare financiële middelen kan LUCA genoodzaakt zijn een beurs aan te bieden voor maar een gedeelte van de mobiliteitsperiode. Afhankelijk van het beschikbare Erasmusbudget wordt een van volgende opties gekozen om de minimumbeurs te bepalen:

1. we opteren voor de in het Erasmusprogramma vastgelegde minimumduur. Voor stage bedraagt dit 2 maand en voor studie is dit 3 maanden.
2. De gemiddelde duur van een Erasmus studie- of stagemobiliteit in het vorige academiejaar. Dit gemiddelde is altijd hoger dan de minimumduur.

Studenten uit ondervertegenwoordigde groepen kunnen een beurs krijgen voor de volledige periode, ook in geval een student een volledig academiejaar weg is en de jaarmobiliteit werd vastgelegd vóór de aanvang van de uitwisseling. Echter: een student die tijdens zijn uitwisseling de mobiliteit verlengt met een extra semester heeft geen garantie op de beurs voor de volledige periode.

Erasmus Belgica:

In omstandigheden van beperkte beschikbare financiële middelen kan LUCA genoodzaakt zijn een beurs aan te bieden voor maar een gedeelte van de mobiliteitsperiode. Afhankelijk van het beschikbare Erasmus Belgica budget werd voor het huidige academiejaar 23-24 bepaald dat elke student een beurs van 8 weken ontvangt. Ook studenten uit ondervertegenwoordigde groepen kunnen maar een gedeeltelijke beurs krijgen voor de volledige periode.

Generieke beurzen: Een LUCA student met een Generieke beurs die voor meer dan 3 maanden op mobiliteit gaat, krijgt minstens een beurs van 3 maanden toegewezen en maximaal voor 5 maanden. Deze voorwaarde geldt ongeacht je statuut (ondervertegenwoordigde groep of niet).

Priority Country Programme: studenten die 1 semester of langer op uitwisseling gaan, worden voor max. 4 maanden betoelaagd. Deze voorwaarde geldt ongeacht je statuut (ondervertegenwoordigde groep of niet).

Studenten die geen beurs krijgen, kunnen de mobiliteit ook uitvoeren met het statuut van

nulbeursstudent (“zero-grant students”). Dit is onder andere het geval bij Erasmus en Erasmus Belgica. Studenten voldoen dan aan alle voorwaarden voor deelname aan het mobiliteitsproject zonder daadwerkelijk een beurs te ontvangen en er worden ook dezelfde Erasmusdocumenten opgemaakt als voor iemand die wel een beurs krijgt.

Bij de andere beursprogramma’s bestaat er geen specifiek ‘zero-grant’ statuut voor iemand die zonder beurs op mobiliteit gaat. Wel bestaat een ‘partiële beurs’, d.w.z. dat de student voor een bepaald deel van de mobiliteitsperiode een (minimum)beurs krijgt.

Eerst en vooral moet je toelating krijgen bij zowel LUCA als de gastinstelling om je uitwisseling te verlengen. Je moet de verlenging van je uitwisseling op tijd aanvragen bij de internationale coördinator bij LUCA die jouw mobiliteit opvolgt en dit vóór 15 november.

Wat betreft de mobiliteitsbeurs, deze wordt niet automatisch verlengd met een extra semester. Dit heeft te maken met budgettaire beperkingen in een aantal van de mobiliteitsprogramma’s:

Erasmus: Studenten uit ondervertegenwoordigde groepen kunnen een beurs krijgen voor de volledige periode, ook in geval een student een volledig academiejaar weg is en de jaarmobiliteit werd vastgelegd vóór de aanvang van de uitwisseling. Echter: een student die tijdens zijn uitwisseling de mobiliteit verlengt met een extra semester heeft geen garantie op de beurs voor de volledige periode. Deze voorwaarde geldt ongeacht je statuut (ondervertegenwoordigde groep of niet).

Generieke beurzen: Enkel indien de partnerinstelling vóór de start van de uitwisseling jou verplicht om langer dan 5 maanden moet verblijven kun je uitzonderlijk een beurs krijgen voor een langere periode dan 5 maanden. Indien jij jouw verblijf verlengt met een extra semester, dan geldt deze uitzondering niet. Er zal dan een nulbeurs worden toegepast voor de verlengde periode. Deze voorwaarde geldt ongeacht je statuut (ondervertegenwoordigde groep of niet).

Priority Country Programme: studenten die 1 semester of langer op uitwisseling gaan, worden voor max. 4 maanden betoelaagd. Deze voorwaarde geldt ongeacht je statuut (ondervertegenwoordigde groep of niet).

Dit hangt van een aantal factoren o.a. van het budget, het mobiliteitsprogramma en van je statuut.

Erasmus: Neen, in omstandigheden van beperkte beschikbare financiële middelen kan LUCA genoodzaakt zijn een beurs aan te bieden voor maar een gedeelte van de mobiliteitsperiode. Hoe deze minimumbeurs wordt bepaald, staat hogerop beschreven.

Studenten uit ondervertegenwoordigde groepen kunnen een beurs krijgen voor de volledige periode, in geval een student een volledig academiejaar weg is en de jaarmobiliteit werd vastgelegd vóór de aanvang van de uitwisseling.

Erasmus Belgica: Neen, voor het huidige academiejaar 23-24 is bepaald dat elke student max. een beurs van 8 weken ontvangt. Ook studenten uit ondervertegenwoordigde groepen kunnen maar een gedeeltelijke beurs krijgen voor de volledige periode.

Generieke beurzen: Een LUCA student met een Generieke beurs die een volledig jaar op mobiliteit gaat, krijgt minstens een beurs van 3 maanden toegewezen en maximaal voor 5 maanden. Deze voorwaarde geldt ongeacht je statuut (ondervertegenwoordigde groep of niet).

Indien de partnerinstelling in het buitenland verplicht dat je een volledig jaar moet bij hen moet verblijven, dan kan je uitzonderlijk een beurs krijgen voor de volledige periode.

Priority Country Programme: studenten die 1 semester of langer op uitwisseling gaan via PCP, worden voor max. 4 maanden betoelaagd. Deze voorwaarde geldt ongeacht je statuut (ondervertegenwoordigde groep of niet).

Er zijn twee belangrijke regels:

1. je vermijdt om vakken uit het afgelopen academiejaar te moeten meenemen tijdens je uitwisseling in het academiejaar daarop.
2. bij LUCA leg je eerst de examens af van alle opleidingsonderdelen waarvoor je bij LUCA was ingeschreven. Je kan niet op mobiliteit vertrekken vóór de examenresultaten van de derde examenperiode zijn gepubliceerd.

Wie in juni niet slaagt voor vakken en die nog een tweede examenkans bieden in september, kan:

• Eventueel een tolerantie inzetten => dit kan als je geen niet-tolereerbaar tekort hebt behaald en wanneer je nog altijd tolerantiekrediet kan inzetten,
• Het examen hernemen in september. Belangrijk hierbij is dat je alle examenkansen hebt benut (wie in juni niet slaagde voor een opleidingsonderdeel moet deelnemen aan de derde examenkans als je het volgende jaar op uitwisseling wil gaan).

De algemene regel blijft dat je eigenlijk niet op mobiliteit kan vertrekken vóór de examenresultaten van de derde examenperiode zijn gepubliceerd. Dat is gebruikelijk in de loop van september.

Het onderwijs- en examenreglement van LUCA voorziet echter de mogelijkheid dat een student in het kader van een uitwisselingsprogramma toestemming kan vragen voor een vervroegde examenkans. De beslissing hiervoor hoort toe aan de onderwijscommissie van de opleiding (of diens gemandateerde(n)).

Hou er rekening mee dat het niet de bedoeling kan zijn om een vervroegd examen te spreiden op elk denkbaar moment. Het herplannen moet haalbaar blijven voor de opleiding en de individuele docent.

• Voor vakken uit de eerste examenperiode (januari) is dit gemakkelijker en kan dit bijvoorbeeld in de tweede examenperiode (juni) wanneer er inhaalexamens worden gepland.
• Voor vakken van de tweede examenperiode (juni) kan dit nooit vóór de resultaten van de tweede examenronde zelf zijn gepubliceerd. De inhaalperiode in juni gaat dus niet.
• Wie een vervroegd examen mag afleggen voor een vak uit de tweede examenperiode (juni) moet rekening blijven houden met de voorwaarde dat een vertrek naar het buitenland niet kan vóór het resultaat van de examenperiode werd gepubliceerd.

De student dient zijn aanvraag voor een vervroegd examen in bij de examenombuds met de coördinator van de opleiding en de internationale coördinator in cc. De examenombuds bekijkt dit verder met de individuele docent en de planning.

Als de student in de problemen komt met de studievoortgang omdat hij/zij opleidingsonderdelen moet hernemen uit het academiejaar of het semester vóór de uitwisseling, dan kan de opleiding beslissen de selectie van de student teniet te doen (bv. wie in 2BA niet slaagde voor een theorievak van semester 1, kan in 3BA niet vertrekken wanneer de mobiliteit in het eerste semester gepland is).

Je mag niet meer op mobiliteit vertrekken. Ons selectiesysteem bepaalt dat studenten enkel deelnemen aan het uitwisselingsprogramma als ze alle opleidingsonderdelen hebben behaald van de eerste mijlpaal. Deze eerste mijlpaal bereikt de student wanneer die een specifieke groep opleidingsonderdelen van de opleiding hebt afgewerkt (in een bacheloropleiding is dit de eerste fase): https://www.luca-arts.be/nl/studievoortgang-mijlpalensysteem.

Internationale mobiliteit betekent meer dan alleen het opdoen van vakgerichte en inhoudelijke competenties voor je opleiding, en leidt dus ook tot nieuwe interculturele en taalkundige competenties en inzichten in het gastland. Om die reden hanteert LUCA de regel dat om in aanmerking te komen voor een beurs ter ondersteuning van het buitenlands verblijf dat het gastland een ander land moet zijn dan het land van de thuisinstelling (LUCA = België) én het land vanwaar de student herkomstig is of waar de student officieel is gedomicilieerd.

Voorbeeld: een Nederlandse of Franse student die uit Nederland/Frankrijk (land van herkomst) komt of tijdelijk in België verblijft en naar Nederland/Frankrijk op mobiliteit wil gaan, krijgt geen Erasmusbeurs. De opleiding kan deze mobiliteit uitzonderlijk wel toelaten, maar de student komt niet in aanmerking voor een beurs.

Elke onderwijsinstelling voorziet een bepaald aantal plekken voor inkomende exchange studenten. Voor hen is het evenzeer als voor LUCA van belang om zo snel mogelijk zicht te hebben welke studenten uiteindelijk zullen komen, zodat ze eventueel een plaats aan een andere student kunnen toewijzen. De buitenlandse instelling zal een student die ze toelaten meestal ook vragen om de aangeboden plaats te bevestigen.

We willen hierbij volgende basisafspraken maken:

• Zodra jij een antwoord krijgt van de partnerschool/-scholen over je aanvraag, hetzij positief of negatief, je geeft dit altijd door aan je LUCA Internationale coördinator,
• Als je de aangeboden plaats hebt bevestigd aan de partnerschool die jou het eerste heeft gecontacteerd, dan bepaalt deze keuze jouw bestemming en het beurzenprogramma waaronder je finaal wordt gerekend.
• Krijg je nadien van een andere instelling met hogere prioriteit toch een positieve beslissing, dan kun je de eerste toegezegde keuze niet zomaar ongedaan maken.