Checklist voor uitgaande mobiliteit

Erasmus Student Charter

Reizen

Heb je hulp nodig met administratieve paperassen en wil je weten of een buitenlandse periode om te studeren, stage lopen, vrijwilligerswerk uitvoeren of een betaalde job doen een impact heeft, dan kun je via de Check voor je vertrekt website (https://www.checkvoorvertrek.be/) basisinfo opzoeken over de volgende thema’s:

Reisdocumenten

Afhankelijk van de bestemming is het mogelijk dat je een internationaal paspoort of bijkomend visum aanvragen, maar dit is niet het geval voor landen van de Schengenzone/Europese Economische Ruimte.

Ga je op uitwisseling naar een land buiten de EU , dan moet je wel een internationaal reispaspoort en visum aanvragen. Raadpleeg: http://diplomatie.belgium.be/nl/ voor reisadvies en eventueel de specifieke voorwaarden bij reisdocumenten.

Hou rekening met het feit dat de visumprocedure een betalende procedure is en hoe langer je dit uitstelt, hoe hoger kunnen de kosten oplopen als er een versnelde procedure nodig is. Hou ook rekening met het feit dat de aanvraag op zich al een aantal weken kan duren.

Bij verlies van je ID, rijbewijs, paspoort of visum:

officieel akte doen van verlies (politie) + bewijs meevragen
melden bij ambassade en consulaat van België in het gastland

Veiligheid en noodprocedures

Plan je een verblijf in het buitenland, dan sta je best even stil bij de veiligheid. Misschien stellen vooral de thuisblijvers je hierover vragen. Een paar nuttige tips en adviezen kunnen alvast veel leed helpen voorkomen.

Eens geweten waar je verblijft, gelieve je adres en noodcontact in te vullen in je ‘aanvraag studieperiode buitenland’ dossier op KULoket. Dan weten wij waar je verblijft en wie te contacteren indien nodig.

Registratie van je reis

Externe registratie via Travellers Online

Alle studenten met een Belgische nationaliteit die naar het buitenland reizen in het kader van hun studies bij LUCA, registreren zich best bij het externe platform van Travellers Online, een tool van de FOD Buitenlandse Zaken. Op die manier kan de ambassade je snel contacteren bij eventuele problemen of incidenten. Dit geldt zowel voor uitwisselingsprogramma’s, studiereizen of excursies.

Niet‐Belgen kunnen zich niet registreren bij Travellers online, vermits ze geen rijksregisternummer hebben. Zij vragen best na bij de diplomatieke dienst van het eigen land in welk register ze hun verblijf in een ander land dan België kunnen registreren.

Interne registratie via Reisregister LUCA

LUCA-studenten, zowel Belgen als niet-Belgen, die via de LUCA opleiding deelnemen aan een buitenlandse excursie of studiereis die als verplicht of optioneel opleidingsonderdeel is opgenomen in het opleidingsprogramma, worden door de coördinerende docent in de opleiding geregistreerd in het LUCA-reisregister om in regel te zijn met de reisbijstandsverzekering. Het verblijf in het buitenland wordt hierbij beschouwd als een reis op ‘initiatief van de opleiding’. Dit geldt ook voor deelname van een groep LUCA studenten die deelnemen aan een Blended Intensive Programma dat vanuit de opleiding wordt ingericht.

Studenten die de keuze hebben gemaakt om deel te nemen aan een individueel uitwisselingsprogramma (Erasmus, Generieke Beurzen,…), worden niet geregistreerd in het LUCA-reisregister en vallen ook niet onder de reisbijstandsverzekering. Het verblijf in het buitenland wordt hierbij beschouwd als een reis op ‘initiatief van de student zelf’.

DUURZAAM OP ERASMUS

Internationalisering brengt uiteraard verplaatsingen met zich mee; en zelfs een aanpassing van je levenswijze als je voor lange tijd gaat. Alle beetjes helpen, dus we leggen graag de nadruk op duurzame keuzes. We helpen je zo een positieve impact en een zo klein mogelijke ecologische voetafdruk op de wereld na te laten.

Interrail Global Pass for Erasmus+

Het Erasmus Student Network (ESN) heeft in samenwerking met Eurail de Interrail Global Pass voor Erasmus+ gelanceerd, een Interrail Pass op maat van Erasmus+ deelnemers. Reizen per trein is een groene reisoplossing, de Erasmus+ deelnemers kunnen dus Green Travel Support aanvragen en hiermee de kosten van de treinpas compenseren. De treinpas is uitsluitend bedoeld voor Erasmus+ deelnemers om hun gastland en hogeronderwijsinstelling te bereiken en naar huis terug te keren aan het einde van het programma.

Erasmus+ deelnemers kunnen kiezen uit twee versies van de Interrail Global Pass voor Erasmus+:

vier dagen te gebruiken in zes maanden: dit is ideaal voor Erasmus+ deelnemers die rechtstreeks naar hun mobiliteitsbestemming willen gaan en ook rechtstreeks willen terugkeren naar huis.
zes dagen te gebruiken in zes maanden: dit is ideaal voor Erasmus+ deelnemers die de extra reisdagen willen gebruiken voor een tussenstop in een andere stad op weg naar hun mobiliteitsbestemming of voor een reis tijdens hun verblijf in het buitenland.

De Interrail Global Pass voor Erasmus+ biedt deelnemers dus de kans om betaalbaar en duurzaam naar hun uitwisseling te reizen terwijl ze daarnaast ook nog kunnen genieten van extra reisdagen om Europese hoogtepunten of enkele verborgen pareltjes te bezoeken.

De Interrail Global Pass voor Erasmus+ is ideaal voor studenten en medewerkers uit het hoger onderwijs die deelnemen aan een Erasmus+ academische uitwisseling voor een periode van maximaal zes maanden. De treinpas is zowel beschikbaar voor jongeren (jonger dan 28 jaar) als voor volwassenen. De jongerenpas is 25% goedkoper dan de volwassenenpas.

Meer info over de Interrail Global Pass for Erasmus+? Klik hier!

Verzekering

Algemene info

LUCA gebruikt het verzekeringsportfolio van de KU Leuven associatie. Algemene informatie is te vinden onder http://admin.kuleuven.be/sab/vz.

Studentenongevallen tijdens studieperiode

Studenten ingeschreven aan LUCA zijn verzekerd voor lichamelijke ongevallen (eigen lichamelijke schade). Je bent ingeschreven als student en dus blijf je gedurende je studieverblijf door LUCA verzekerd tegen persoonlijke ongevallen die je overkomen vanaf de datum van je vertrek tot en met de datum van je terugkeer. De verzekering geldt enkel voor activiteiten die deel uitmaken van je studieactiviteit, en dat zowel tijdens de studieactiviteit zelf als op weg van en naar de studieactiviteit. Ze dekt alleen je eigen lichamelijke schade, niet eventuele materiële schade. De verzekering komt niet tussen bij ziekte. Meer informatie: https://admin.kuleuven.be/sab/vz/studentenongevallen.

Studentenongevallen tijdens de stageperiode

Ben je tijdens een stage het slachtoffer van een ongeval, dan kan de schade in bepaalde gevallen worden terugbetaald door de arbeidsongevallenverzekering . Studenten zijn tijdens het uitoefenen van hun schoolstage en op de weg van en naar de stageplaats, verzekerd voor lichamelijke ongevallen door de arbeidsongevallenverzekering. Meer informatie via de https://admin.kuleuven.be/sab/vz/studentenongevallen.html

Burgerlijke aansprakelijkheid studiegebonden activiteiten

Je bent ingeschreven als student. Dan blijf je gedurende je studieverblijf door LUCA verzekerd tegen eventuele schade die je tijdens je studieactiviteit (door jouw toedoen dus) aan derden berokkent. Het betreft zowel lichamelijke als materiële en immateriële schade.

Burgerlijke aansprakelijkheid privéleven voor hogeschoolstudenten (optioneel)

De verzekering BA privéleven (burgerlijke aansprakelijkheid privéleven), ook wel de ‘familiale verzekering’ genoemd, vergoedt de schade die een student onopzettelijk aan iemand anders (een derde) veroorzaakt tijdens het privéleven (dus niet tijdens een studieactiviteit). Je kan een beroep doen op de familiale verzekering die jijzelf of jouw ouders (bij wie je bent gedomicilieerd) hebben afgesloten.

Heb je geen familiale verzekering, dan kun je als student van LUCA aansluiten bij de collectieve polis burgerlijke aansprakelijkheid privé leven van de KU Leuven. Zowel de lichamelijke, als de materiële en immateriële schade van de derde wordt vergoed. De dekking geldt ook wereldwijd. De verzekering BA privéleven omvat eveneens de waarborg ‘rechtsbijstand’. Op deze waarborg kan je beroep doen wanneer je tijdens je privéleven schade lijdt door de fout van iemand anders (een derde). Via deze waarborg kan je, indien nodig, beroep doen op juridische bijstand om aldus de geleden schade te recupereren.

De jaarlijkse premie bedraagt 10 EUR bij de eerste aansluiting op de polis. Voor de daaropvolgende aansluitingen tijdens de volgende academiejaren bedraagt de jaarlijkse premie 5 EUR.

Studenten die wensen aan te sluiten bij de polis BA privéleven dienen contact op te nemen met de campusmanager van de LUCA campus waar ze studeren. De LUCA contactpersonen zijn de volgende: https://admin.kuleuven.be/sab/vz/contact-luca . Meer informatie over de BA privéleven: https://admin.kuleuven.be/sab/vz/ba-prive-uc

Ziekteverzekering en reisbestand

Als je in het buitenland ziek wordt of in een ziekenhuis wordt opgenomen wil je natuurlijk weten welke rechten je hebt op gezondheidszorg gedurende je studieverblijf in het buitenland. Neem voor je vertrek zeker contact op met je ziekenfonds voor een antwoord op je vragen. Hieronder volgt wat algemene informatie.

Je gaat naar een land van de EER

In de landen van de EER (dat zijn alle landen van de Europese Unie, en Noorwegen, IJsland en Liechtenstein) en in Zwitserland worden je medische kosten terugbetaald via je Europese ziekteverzekeringskaart. Die kaart vraag je best voor je vertrek aan bij het ziekenfonds.

Je gaat naar een land van buiten de EER

De Europese ziekteverzekeringskaart is niet van toepassing. De mogelijkheid bestaat om je aan te sluiten bij de ziekteverzekering van het land waar je verblijft. In zeer uitzonderlijke gevallen verplicht de buitenlandse onderwijsinstelling je daartoe. Maar zelfs in dat geval is je repatriëring naar België bij ernstige ziekte of na overlijden niet gedekt.

Het is daarom absoluut noodzakelijk om voor een studieverblijf in een land buiten de EER een goede reisbijstandsverzekering af te sluiten. Dit kan:

Via je ouders als zij een reisbijstandsverzekering hebben afgesloten voor het hele gezin. Controleer dan vooraf of die familieverzekering voldoende garanties biedt voor jouw concreet studieverblijf,
(optioneel) Via de verzekering reisbijstand van de associatie KU Leuven. Lees meer in het blokje hieronder.

Verzekering reisbijstand associatie KU Leuven (optioneel)

LUCA studenten kunnen zich optioneel en op eigen initiatief registreren voor de verzekering reisbijstand van de KU Leuven associatie. De premier bedraagt EUR 1,08 (taxen inclusief) per reisdag. Meer informatie: https://admin.kuleuven.be/sab/vz/reisbijstand-uc-uitgaand-student

Onderhuurverzekering

LUCA studenten die op kot verblijven en op mobiliteit gaan, kunnen een onderverhuurverzekering via de associatie KU Leuven aan te vragen. Meer informatie: https://www.luca-arts.be/nl/op-kot#brandverzekering_voor_studenten-onderhuurders

Accomodatie

Studiekosten

Taalvoorbereiding

Het is van groot belang dat iemand zich goed voorbereidt op de lokale (onderwijs)taal.

Studenten die met Erasmus⁺ op mobiliteit vertrekken en die onvoldoende scoren op de Erasmus OLS taaltest voorafgaand aan het vertrek, moeten vanaf nu een verplicht taalvoorbereidingstraject online volgen (zie punt hierboven ‘Erasmus OLS’).

Neem verder altijd het initiatief om in te gaan op het aanbod van een (snel)cursus van de taal van het gastland zodat ter plaatse een voldoende vlotte communicatie gegarandeerd is. Sommige instellingen bieden zelf of in samenwerking met andere lokale universitaire partners intensieve(re) taalcursussen aan die je tijdens je uitwisselingsperiode kan volgen. Er zijn ook instapcursussen die slechts enkele weken duren waarbij je een elementaire kennis van de taal van het gastland opdoet.

Volg je taalvakken en behaal je een certificaat na afloop waaraan studiepunten zijn gekoppeld, dan proberen we dit aan je ISP toe te voegen als keuzevak.

OLS (Online Language Support)

OLS (Online Language Support) wordt enkel toegepast binnen het Erasmus+ programma voor de Europese bestemmingen. OLS wordt niet gebruikt voor mobiliteit buiten Europa of andere beursprogramma’s.

Hoe werkt de OLS taalassessment? De student krijgt via e-mail een uitnodiging voor het afleggen van de OLS-taaltest. Dit gebeurt tweemaal:

een eerste keer (ca 1 maand) vóór vertrek naar de buitenlandse bestemming,
een tweede maal aan het einde van de mobiliteitsperiode.

De test heeft verder ook als doel het niveau te kunnen vaststellen en deelnemers die slecht scoren vóór het vertrek de nodige taalremediëring te kunnen aanbieden of aanraden. Beheers je de lokale onderwijstaal niet op een niveau die de partner als minimaal niveau heeft vastgelegd, dan heb je de mogelijkheid om een online taalcursus in deze taal te volgen, aangeboden door de Europese Commissie. Deze online cursussen wordt aangeboden door middel van Live Coaching via MOOC’s.

Deze taaltest moet je online afleggen. Je krijgt een licentie voor de test toegestuurd via e-mail. Verder is er een bepaalde periode ingesteld, waarbinnen je de taaltest moet afleggen. Check dus ook je regelmatig je spam mailbox!

De resultaten van de test zijn enkel beschikbaar voor LUCA en kunnen niet door de partnerinstelling in het buitenland gebruikt worden om een student af te wijzen wanneer het taalniveau te laag is. Toch zijn er buitenlandse instellingen die een taalattest opvragen (bv. een verklaring van LUCA zelf, of bv. erkende testen zoals IELTS /TOEFL).

Beoordeling taalkennis Engels door partnerscholen

Voor sommige onderwijsinstellingen of bij bepaalde mobiliteitsprogramma’s wordt een taalcertificaat of een ander bewijs dat de nodige taalkennis aantoont, opgevraagd. Voorbeelden hiervan zijn TOEFL en IELTS. Er zijn twee mogelijkheden:

de student kan een interne taalscreening afleggen bij een LUCA personeelslid die minstens gecertifieerd is in Engels niveau CEFR B2 of hoger;
de student legt bij IELTS/TOEFL een officiële taaltest af. LUCA betaalt deze test terug op voorwaarde dat de student uiteindelijk wordt geselecteerd door de partnerschool en ook op mobiliteit kan vertrekken. De terugbetaling gebeurt na terugkomst, na het indienen van een onkostennota.

Meer informatie over deze beide trajecten kan je vragen bij je ICO.

Taalniveaus CEFR (A1, A2, B1, B2, C1, C2)

Taalniveaus worden binnen Europa meestal uitgedrukt volgens het CEFR referentiekader. Dit kader gaat van A1 (basisgebruiker) tot C2 (vaardige gebruiker). Via deze tabel zie je de verschillende vaardigheden per niveau.

Erasmus Network

Learning Agreement & Praktische regeling vakken uitwisselen

Herinschrijvingsprocedure & ISP vastleggen

Voor je vertrek moet je opnieuw als student aan LUCA School of Arts zijn ingeschreven.

De herinschrijving is het statuut waarmee je aangeeft dat je wenst verder te studeren bij LUCA en de volgende opleidingsfase (bv. 3^e bachelor fase) wenst te volgen. Je moet dit voor de start van het academiejaar in orde brengen. Na je herinschrijving moet je ook je individuele studieprogramma (ISP) opgeven in KU Loket.

Registratie en vastleggen van het ISP

Na de herinschrijving volgt de volgende stap. In samenspraak met de opleidingscoördinator of de studietrajectbegeleider wordt een individueel studietraject (ISP) vastgelegd. Het ISP (Individuele Studieprogramma) is jouw persoonlijke studieprogramma bij LUCA dat je zelf vastlegt.

Van belang is dat jij het Vlaamse ISP invult met alle LUCA vakken, inclusief de vakken die je normaal zou volgen indien je niet naar het buitenland zou gaan. Je vult met andere woorden in je ISP geen uitwisselingsvakken uit het buitenland in. Dit gebeurt later in het ISP Uitwisseling dat de internationale coördinator van LUCA zal invullen.

Op basis van je persoonlijke ISP dat het aantal opgenomen studiepunten vermeldt en rekening houdend met de stand van je leerkrediet zal de hoogte van het studiegeld worden bepaald.

Integratie van de buitenlandse vakken in je ISP

Op je Learning Agreement (lees meer bij ‘Studieprogramma op uitwisseling) laat je de vakken die je volgt in het buitenland vastleggen. Elke keer dat er wijzigingen optreden in het buitenlandse vakkenpakket heeft dit ook een gevolg voor je Vlaams ISP.

In de loop van het jaar worden een aantal LUCA vakken in je ISP vervangen door vakken die je aan de gastinstelling hebt gevolgd. Je internationale coördinator bij LUCA zal twee belangrijke stappen nemen in je ISP:

In het Interne Deel (= Vlaamse vakken) van jouw ISP zal de ICO aanduiden welke opleidingsonderdelen (=OPO’s) of delen van opleidingsonderdelen (OLA’s of studiepunten) moeten vervangen worden door buitenlandse equivalenten. De studiepunten die ‘in uitwisseling’ zijn gezet, moeten dus vervangen worden door buitenlandse studiepunten en vakken.
In het Externe Deel (= buitenlandse vakken) van jouw ISP zal de ICO de buitenlandse vakken toevoegen die op jouw Learning Agreement zijn opgenomen.

Opmerking: Telkens een student het Learning Agreement laat wijzigen door bv. nieuwe buitenlandse vakken toe te voegen of bepaalde buitenlandse vakken uit eindelijk te schrappen of het studiepuntenaantal van bepaalde vakken te wijzigen, moeten wij dit Externe Deel van je ISP ook aanpassen.

Wijzigingen in je programma steeds doorgeven aan de coördinator internationalisering (ICO)!

Learning Agreement

Voor het vastleggen van het buitenlands vakkenaanbod bij de ontvangende organisatie gebruiken we het Learning Agreement for Studies/Traineeship. Sinds enkele jaren maken we gebruik van een onlineversie van het LA (Learning Agreement) genaamd het OLA = Online Learning Agreement. Stageplaatsen en sommige scholen gebruiken deze online tool niet. Contacteer je ICO voor een template.

Wat is een learning agreement?

In het Learning Agreement for Studies wordt onder andere het buitenlandse studieprogramma vastgelegd, maar ook de equivalente interne LUCA – vakken die zullen vervangen worden door de externe vakken en de officiële periode van de uitwisseling (van dd/mm/jjjj tot dd/mm/jjjj).

Het Learning Agreement is een bundel die bestaat uit verschillende documentdelen:

een deel ‘Before Mobility’ dat vóór het vertrek naar het buitenland wordt ingevuld in samenspraak met de Erasmuscoördinator of opleidingscoördinator van de partnerinstelling in het buitenland,
een deel ‘During Mobility’ dat je kan invullen tijdens de uitwisselingsperiode, bijvoorbeeld om wijzigingen aan te brengen aan het oorspronkelijk vastgelegde uitwisselingsprogramma. Dit deel is genaamd: ‘Changes to the original Learning agreement ‘, Elke keer je wijzingen aan het studieprogramma aanbrengt, moet dit deel van het Learning Agreement aangepast worden. Dit kunnen nieuwe vakken zijn, vakken die je schrapt en niet meer volgt of wijzigingen in het aantal studiepunten voor sommige vakken

Een handleiding hoe je OLA aan te maken, ontvang je van je ICO. Indien je deze niet ontvangen hebt, kan je die steeds opvragen.

ISCED codes

In een internationale context zijn opleidingen gekoppeld aan een specifieke ISCED-code.

Elke code specificeert een bepaalde opleiding of een bepaald studiegebied:

Beeldende Kunsten (bv. Vrije Kunsten, Fotografie, Grafisch ontwerp, Textielontwerp)	0210 Arts of 0213 Fine Arts
Audiovisuele Kunsten (bv. Film, Animatie, Televisie-Film, Interaction Design)	0210 Arts of 0211 Audio-Visual Techniques
Product Design, Interior Design, Construction Technology	0212 Fashion, interior and industrial design
Muziek (bv. Instrument/Zang, Muziektherapie, Muziekpedagogie, Directie, Jazz, Compositie	0215 Music and Performing Arts
Drama	0215 Music and Performing Arts
Specifieke lerarenopleiding BK/AVK	0114: Teacher training with subject specialization (05.2, 05.3, 05.4, 05.5 – 111, 145, 146)

Herexamens

Controleer het selectiereglement Erasmus+ op Toledo i.v.m studievoortgangscriteria waar je voor vertrek moet aan voldoen. Er zijn bepaalde praktijkvakken waarvoor je moet geslaagd zijn; anders kun je NIET meer vertrekken. Ook moeten alle vakken 1BA afgelegd zijn.

Heb je herexamens voorafgaand aan je uitwisseling, controleer dan de data van deze herexamens en of ze samenvallen met de geplande start van het uitwisselingssemester of met de geplande onthaalactiviteiten in het buitenland. Als de examenkalender en de start van het uitwisselingssemester overlappen, maak dan de nodige afspraken met de docent om eventueel het examen op een ander moment te plannen, maar verwittig ook altijd het opleidingshoofd en het examensecretariaat.

Heb je tolereerbare onvoldoendes, dan kun je eventueel een tolerantie inzetten. Hou wel rekening met het feit dat studiepunten van getolereerde opleidingsonderdelen worden afgetrokken van het leerkrediet. Enkel door effectief het creditbewijs te verwerven (door 10/20 of meer te behalen) kun je leerkrediet terugkrijgen.

Grant Agreement

Het Grant Agreement bevat informatie in verband met de duur van de buitenlandse studie- of stageperiode, of iemand een beurs ontvangt en het bedrag. Verder staan daarin ook de rechten en plichten waaraan je moet voldoen, bv. over de rapportering na afloop van de uitwisseling en modaliteiten m.b.t. de uitbetaling van de financiële tegemoetkoming.

Het Grant Agreement wordt verder aangevuld met 3 annexen:

Annex I: Het Learning Agreement for studies
Annex II: ‘Algemene voorwaarden’ of ‘General Conditions’
Annex III: Erasmus Student Charter (waarin de rechten en plichten van de student aangaande zijn Erasmusverblijf zijn opgenomen)

Het Grant Agreement wordt enkel in het Engels i.p.v. Nederlands opgesteld wegens het ontbreken van een officiële vertaalde versie. Gezien het hier om een officiële overeenkomst gaat tussen de uitgaande student en de thuisinstelling, geldt dit contract ook als bewijs voor verzekeringsinstanties, kinderbijslag, mutualiteit.

Het Grant Agreement wordt afgesloten tussen de mobiliteitsdeelnemer en LUCA. Het wordt voor vertrek opgesteld en ondertekend door de student en de verantwoordelijke persoon bij LUCA.

Indien de periode van de uitwisseling wijzigt (bv. verandering begin- en/of einddatum, verlenging van de uitwisseling met een extra semester), dan wordt er een amendement opgesteld die in een afzonderlijke brief of via een e-mail wordt bezorgd aan de deelnemer. De brief of e-mail wordt dan als bewijsstuk (addendum) toegevoegd bij het bestaande Grant Agreement.

Een eerste schijf ter waarde van 70% van de beurs wordt in de loop van het uitwisselingssemester uitbetaald binnen 30 dagen nadat beide partijen het Grant Agreement hebben ondertekend of bij de start van de mobiliteit, nadat de student een bevestiging van aankomst heeft laten ondertekenen door de buitenlandse Internationale coördinator en op voorwaarde dat dit bewijs aan de LUCA ICO is bezorgd.

De resterende 30% van de beurs ontvangt de deelnemer pas na de uitwisseling en nadat de deelnemer de volgende documenten heeft in orde gebracht: Certificate of Stay voor een tweede maal ondertekend, een online deelnemersenquête (uitnodiging via mail) en een verhalend verslag over de mobiliteitservaring. Hiervoor heeft de deelnemer 30 dagen de tijd, tellend na de laatste dag van de uitwisseling.

Inhoud