Intern Reglement

1.1.1 Professionaliteit en vertrouwen

LUCA School of Arts is een professionele organisatie. Personeelsleden en organen genieten principieel het vertrouwen dat zij vanuit hun specifieke expertise professioneel handelen, met respect voor de missie en visie van de organisatie, en gericht op het welslagen van de doelstellingen die de organisatie zich stelt.

Wederzijdse verwachtingen worden besproken op een transparante en respectvolle manier. Dat geldt tussen personeelsleden onderling, personeelsleden en hun leidinggevende, organisatorische eenheden en overlegorganen, evenals ten aanzien van studenten en externen.

Leden van de organisatie die het vertrouwen schaden, worden daarop aangesproken door hun leidinggevende, vanuit het oogmerk om het vertrouwen te herstellen. Naast informele bemiddeling zijn er daartoe ook formele instrumenten, zoals de functionerings- en evaluatiecyclus, de gedragscode, en desgevallend ook het tuchtreglement.

1.1.2. Overleg en dialoog

Het beleid en de werking van LUCA berusten op overleg en dialoog tussen de leden van de organisatie binnen verschillende organen. Deze organen worden beschreven in dit reglement, zowel met betrekking tot de formele medezeggenschap als tot de overlegstructuren die opgezet worden in functie van het ontwikkelen van het beleid, en het uitvoeren en coördineren ervan.

LUCA streeft in de samenstelling van organen naar een evenwichtige afspiegeling, zowel van de diversiteit binnen de samenleving, als van de multicampusrealiteit en verscheidenheid aan expertisedomeinen binnen LUCA zelf.

Overleg binnen deze organen gebeurt op basis van collegiale dialoog, waarbij leden vanuit hun expertise verschillende visies kunnen inbrengen, en gezamenlijk komen tot constructieve voorstellen.

De voorzitter van een orgaan kan te allen tijde personeelsleden, studenten of externen uitnodigen om een vergadering bij te wonen als waarnemer.

De voorzitter van een orgaan is tevens bevoegd om een secretaris aan te duiden, die mee instaat voor het opstellen en uitsturen van de agenda en een beknopt verslag. De secretaris kan een medewerker zijn die zelf geen lid is van het orgaan.

1.1.3. Academisch leiderschap

Gelet op de kerntaken van LUCA hebben academici een aansturende rol in het beleid en de werking. Personeelsleden nemen behalve onderwijs- en onderzoeksopdrachten ook leidinggevende taken op. Dat gebeurt voor hernieuwbare termijnen van vier jaar.

Termijnen vangen aan op 1 augustus. Indien een termijn vanaf een andere datum wordt opgenomen, geldt de eerstvolgende datum van 1 augustus als startdatum voor de berekening van de termijn. Met het oog op roterend leiderschap wordt ernaar gestreefd om het aantal opeenvolgende termijnen te beperken tot twee.

1.1.4. Mogelijkheid tot delegatie

Organen van LUCA kunnen bevoegdheden delegeren aan andere organen of functies binnen de organisatie. Daartoe neemt een orgaan een duidelijke delegatiebeslissing. Het delegerende orgaan behoudt bij delegatie de verantwoordelijkheid en kan dus toezien op de uitvoering van de gedelegeerde bevoegdheid en beslissen om de delegatie weer in te trekken.

Conform de statuten heeft het bestuursorgaan de residuaire bevoegdheid, wat betekent dat bevoegdheden die niet door het intern reglement of door een beslissing van het bestuursorgaan gedelegeerd zijn aan andere organen, uitgeoefend worden door het bestuursorgaan.

Het bestuursorgaan blijft te allen tijde bevoegd voor de financiële volmachtenregeling.

1.1.5 Toepassingsgebied, duur en evaluatie

Het intern reglement is van toepassing op alle aangelegenheden binnen LUCA. Voor zover andere interne documenten binnen LUCA bepalingen bevatten die tegenstrijdig zijn met dit reglement, dan zijn deze ondergeschikt en gelden de bepalingen zoals die worden omschreven in het intern reglement.

Dit geldt niet voor zaken die voortvloeien uit de statuten van LUCA of uit regelgeving die de overheid uitvaardigt. In die gevallen zijn de bepalingen van het intern reglement ondergeschikt.

Indien het intern reglement zou conflicteren met de uitvoering van protocollen die werden onderhandeld binnen het hogeschoolonderhandelingscomité, dan blijft in eerste instantie het protocol van kracht, en wordt dit verder uitgeklaard binnen het hogeschoolonderhandelingscomité .

Voor zaken met betrekking tot de geassocieerde Faculteit Kunsten waar de universitaire reglementen verwijzen naar het faculteitsreglement, gelden de relevante bepalingen uit dit reglement als equivalent voor het faculteitsreglement.

Dit reglement geldt voor onbepaalde duur met ingang van 1 augustus 2023 en actualiseert het huishoudelijk reglement dat inging op 1 augustus 2022.

Jaarlijks evalueert het directiecomité het reglement in functie van eventuele wijzigingen, die desgevallend worden voorgelegd aan het bestuursorgaan.

1.2.1 Academische raad

Binnen de academische raad overleggen de geledingen die tot LUCA behoren over het algemene beleid. De academische raad heeft adviesbevoegdheid ten aanzien van het hogeschoolbestuur.

De raad is samengesteld uit verkozen vertegenwoordigers van het personeel, verkozen vertegenwoordigers van de studenten, en gemandateerde vertegenwoordigers van het hogeschoolbestuur.

De raad bepaalt zelf de verkiezingsprocedure voor de vertegenwoordigers van het personeel. De studentenraad bepaalt de verkiezingsprocedure voor de vertegenwoordigers van de studenten. De gemandateerde vertegenwoordigers van het hogeschoolbestuur worden aangeduid door het directiecomité.

De werking van de raad is vastgelegd in het huishoudelijk reglement dat de raad zelf bepaalt.

In de context van de geassocieerde Faculteit Kunsten oefent de academische raad tevens de bevoegdheden uit die de universitaire reglementen toewijzen aan de faculteitsraad.

1.2.2. Hogeschoolonderhandelingscomité

Binnen het hogeschoolonderhandelingscomité onderhandelt LUCA als werkgever over personeelsgebonden aspecten van het beleid met de werknemers via de representatieve vakorganisaties.

Het comité is samengesteld uit verkozen afgevaardigden van het personeel en gemandateerde vertegenwoordigers van het hogeschoolbestuur.

Het comité legt zelf de verkiezingsprocedure voor de afgevaardigden van het personeel vast in een protocol. De gemandateerde vertegenwoordigers van het hogeschoolbestuur worden aangeduid door het directiecomité.

De werking van het comité is vastgelegd in het huishoudelijk reglement dat het comité zelf bepaalt.

1.2.3. Comité voor preventie en bescherming op het werk

Binnen het comité voor preventie en bescherming op het werk overlegt LUCA over welzijns- en veiligheidsthema’s.

Het comité is samengesteld uit verkozen afgevaardigden van het personeel en gemandateerde vertegenwoordigers van het hogeschoolbestuur.

De verkiezing van de afgevaardigden van het personeel volgt de regelgeving met betrekking tot de sociale verkiezingen. De gemandateerde vertegenwoordigers van het hogeschoolbestuur worden aangeduid door het directiecomité.

De werking van het comité is vastgelegd in het huishoudelijk reglement dat het comité zelf bepaalt.

1.2.4. Studentenraad en participatiecommissies

Binnen de studentenraad overleggen de studenten van LUCA en geven zij advies over de thema’s die hen aanbelangen. De raad kan beslissen om participatiecommissies op te richten op deelniveaus binnen de instelling (bijvoorbeeld op het niveau van een campus).

De raad is samengesteld uit leden die worden verkozen door en onder de studenten van LUCA. De raad bepaalt zelf de verkiezingsprocedure. De verkiezingen kunnen getrapt verlopen via de participatiecommissies.

De werking van de studentenraad en de participatiecommissies is vastgelegd in het participatiereglement dat de studentenraad samen met het directiecomité bepaalt.

1.2.5. Stuvoraad

De stuvoraad beheert de sociale toelage die LUCA ontvangt voor de studentenvoorzieningen.

De raad is samengesteld uit verkozen afgevaardigden van de studenten en gemandateerde vertegenwoordigers van het hogeschoolbestuur.

De studentenraad bepaalt de verkiezingsprocedure voor de afgevaardigden van de studenten. De gemandateerde vertegenwoordigers van het hogeschoolbestuur worden aangeduid door het directiecomité.

De werking van de raad is vastgelegd in het huishoudelijk reglement dat de raad zelf bepaalt.

In functie van de gezamenlijke dienstverlening kan de stuvoraad van LUCA gezamenlijk vergaderen met deelstuvoraden van andere instellingen.

2.1.1. LUCA School of Arts en de geassocieerde Faculteit Kunsten

Voor het vervullen van zijn missie maakt LUCA niet alleen gebruik van zijn statuut als Vlaamse hogeschool, onder de rechtspersoon van een vzw, maar tevens van de samenwerking met de KU Leuven, de universiteit die tot dezelfde associatie behoort. Voor een goede lezing van dit reglement zijn de volgende structuren van elkaar te onderscheiden:

De vzw LUCA: de feitelijke hogeschool als rechtspersoon met zijn patrimonium en personeelskader, die samenvalt met de School of Arts waarbinnen de opleidingen zijn ingebed waarvoor LUCA de onderwijsbevoegdheid heeft.

De geassocieerde Faculteit Kunsten: de structuur binnen de groep Humane Wetenschappen van de KU Leuven waarin het artistiek onderzoek is ingebed, evenals de doctoraatsopleiding. De organisatorische inbedding in de groep Humane Wetenschappen neemt niet weg dat het artistiek onderzoek tevens banden heeft met de wetenschapsdomeinen in de andere groepen.

De activiteiten van LUCA worden uitgevoerd door personeelsleden die juridisch verbonden zijn aan de hogeschool, maar kunnen tevens worden uitgevoerd door personeelsleden die juridisch verbonden zijn aan de universiteit. Ook gecombineerde aanstellingen binnen zowel LUCA als KU Leuven zijn mogelijk.

De operationele verstrengeling van LUCA en KU Leuven is een bewuste keuze, die bestuurlijk afgedekt is via de algemene vergadering van LUCA (waarvan de samenstelling samenvalt met die van de inrichtende overheid van de KU Leuven) en via het bestuursorgaan van LUCA (met een gegarandeerde vertegenwoordiging vanuit KU Leuven).

2.1.2. Organisatorische eenheden binnen LUCA

LUCA (als hogeschool) is ingedeeld in organisatorische eenheden, die de vorm aannemen van opleidingen, onderzoekseenheden en diensten.

Personeelsleden oefenen hun opdracht uit binnen een of meerdere opleidingen, onderzoekseenheden en diensten. Zij worden aan een organisatorische eenheid gekoppeld voor het aanstellingspercentage van hun opdracht dat zij binnen die eenheid uitoefenen. Indien dit meerdere eenheden betreft, dan rapporteert het personeelslid aan de verschillende leidinggevenden van de betrokken eenheden. Deze leidinggevenden kunnen onderling afspreken dat een van hen fungeert als aanspreekpunt.

De oprichting, herindeling en opheffing van organisatorische eenheden is de bevoegdheid van het directiecomité, evenals de allocatie van personeelsomkadering en werkingsmiddelen aan deze eenheden.

De indeling in onderzoekseenheden binnen LUCA valt samen met de indeling in onderzoekseenheden binnen de geassocieerde faculteit kunsten. Deze indeling wordt bijgevolg mede bepaald door het groepsbestuur Humane Wetenschappen, op advies van het directiecomité van LUCA, dat door de decaan vertegenwoordigd is in het groepsbestuur.

2.2.1. Aanstelling en opdracht

Opleidingen, onderzoekseenheden en diensten staan onder leiding van respectievelijk opleidingshoofden, onderzoekshoofden en diensthoofden. Het bestuursorgaan stelt deze hoofden aan op voordracht van het directiecomité en op advies van het remuneratiecomité. Deze voordracht gebeurt op basis van een proces van kandidaatstelling en selectie.

Opleidings- en onderzoekshoofden worden aangesteld voor hernieuwbare termijnen van vier jaar. Mandaten vangen aan op 1 augustus. Indien een mandaat vanaf een andere datum wordt opgenomen, geldt de eerstvolgende datum van 1 augustus als startdatum voor de berekening van de termijn. Met het oog op roterend leiderschap wordt ernaar gestreefd om het aantal opeenvolgende termijnen te beperken tot twee.

Het behoort tot de opdracht van het opleidings-, onderzoeks- of diensthoofd om de personeelsleden verbonden aan de organisatorische eenheid te coachen in hun functioneren, hen te stimuleren in hun professionele ontwikkeling, en in te staan voor de evaluatie van hun functioneren. Het hoofd waakt proactief over de doelmatige invulling en aanwending van de personeelsomkadering en het werkingsbudget dat aan de eenheid wordt toegekend, en legt hierover verantwoording af aan een lid van het directiecomité.

Bij afwezigheid of wanneer de rol van leidinggevende niet is ingevuld voor een eenheid, kan het directiecomité een of meerdere personeelsleden tijdelijk de opdracht geven om de coördinatie waar te nemen, onder toezicht van het directielid aan wie de leidinggevende normaal gezien zou rapporteren.

2.2.2. Opleidingshoofden

Een opleidingshoofd rapporteert aan de vicedecaan onderwijs. Het directiecomité kan het mandaat van een opleidingshoofd beëindigen mits de betrokkene en de vicedecaan onderwijs voorafgaand aan de beslissing van het directiecomité worden gehoord door de decaan.

Het directiecomité kan aan het bestuursorgaan voorstellen om de leiding over verschillende opleidingen toe te wijzen aan één opleidingshoofd, of de leiding over dezelfde opleiding op verschillende campussen toe te wijzen aan verschillende (campus)opleidingshoofden.

2.2.3. Onderzoekshoofden

Een onderzoekshoofd rapporteert aan de vicedecaan onderzoek. Het directiecomité kan het mandaat van een onderzoekshoofd beëindigen mits de betrokkene en de vicedecaan onderzoek voorafgaand aan de beslissing van het directiecomité worden gehoord door de decaan.

Binnen de geassocieerde faculteit kunsten nemen de onderzoekshoofden de rol op van coördinator van de onderzoekseenheid.

2.2.4. Diensthoofden

Een diensthoofd rapporteert aan de administratief directeur of aan de algemeen beheerder. Het directiecomité kan het mandaat van een diensthoofd beëindigen mits de betrokkene en de administratief directeur of algemeen beheerder voorafgaand aan de beslissing van het directiecomité worden gehoord door de algemeen directeur.

3.1.1. Permanente onderwijscommissie

De permanente onderwijscommissie heeft een sleutelrol met betrekking tot de kwaliteit van het aangeboden onderwijs binnen een of meerdere opleidingen. Binnen de context van het algemene onderwijsbeleid van LUCA en binnen de contouren van het onderwijs- en examenreglement neemt deze commissie de nodige beslissingen met betrekking tot de opbouw en invulling van opleidingen en opleidingsonderdelen.

Het directiecomité is bevoegd voor het oprichten van een permanente onderwijscommissie en het toewijzen van de verantwoordelijkheid over een of meerdere opleidingen en opleidingsonderdelen. Ieder opleidingsonderdeel en iedere opleiding wordt toegewezen aan de verantwoordelijkheid van één permanente onderwijscommissie.

Alle personeelsleden die belast zijn met een onderwijsopdracht in een opleiding die valt onder de bevoegdheid van de permanente onderwijscommissie zijn lid van deze permanente onderwijscommissie. Tevens zijn een of meerdere vertegenwoordigers van de studenten uit de betrokken opleidingen lid van de permanente onderwijscommissie.

Een permanente onderwijscommissie kan de verantwoordelijkheden over opleidingsonderdelen en opleidingen onder zijn bevoegdheid delegeren aan een beperktere samenstelling van personeelsleden en studenten. Een delegatiebeslissing in die zin dient ten laatste na vier jaar te worden herbevestigd door de commissie in zijn volledige samenstelling.

Het voorzitterschap wordt opgenomen door het opleidingshoofd. De vicedecaan onderwijs wordt uitgenodigd als lid met raadgevende stem.

3.1.2. Commissie onderwijs

De commissie onderwijs adviseert het directiecomité over het onderwijsbeleid van LUCA en maakt binnen de contouren van dat beleid afspraken over de uitvoering ervan, over de verschillende permanente onderwijscommissies heen. De commissie kan tevens advies uitbrengen over het onderwijsbeleid van de KU Leuven, via de vertegenwoordiging door de vicedecaan onderwijs in de betreffende organen van de universiteit.

De commissie is samengesteld uit alle opleidingshoofden, een vertegenwoordiging van de studenten, en de vicedecaan onderwijs, die tevens voorzitter is van de commissie.

De studentenraad vaardigt de vertegenwoordigers van de studenten af voor hernieuwbare termijnen van één academiejaar. De voorzitter van de studentenraad en de vicedecaan onderwijs bepalen onderling het aantal vertegenwoordigers.De decaan, andere vicedecanen, en de administratief directeur worden uitgenodigd als lid met raadgevende stem.

3.2.1. Overleg binnen een onderzoekseenheid

De leden van een onderzoekseenheid overleggen gezamenlijk over de realisatie van het beleid op het vlak van onderzoek.

De leden van het zelfstandig academisch personeel (ZAP) en groep 3 van het onderwijzend personeel (OP3) die aan een onderzoekseenheid verbonden zijn, vormen samen het overleg onder voorzitterschap van het onderzoekshoofd. Het overleg bestaat verder uit een vertegenwoordiger van de doctoraatsstudenten, en een vertegenwoordiger van de postdoctorale onderzoekers.

De doctoraatsstudenten verkiezen hun vertegenwoordiger voor een hernieuwbare termijn van twee jaar. De postdoctoraal onderzoekers verkiezen hun vertegenwoordiger voor een hernieuwbare termijn van twee jaar.

De vicedecaan onderzoek wordt uitgenodigd als lid met raadgevende stem.

3.2.2. Commissie onderzoek

De commissie onderzoek adviseert het directiecomité over het onderzoeksbeleid van LUCA, dat wordt uitgebouwd binnen de geassocieerde Faculteit Kunsten van de KU Leuven, en maakt binnen de contouren van dat beleid afspraken over de uitvoering ervan, over de verschillende onderzoekseenheden heen. De commissie kan tevens advies uitbrengen over het onderzoeksbeleid van de KU Leuven, via de vertegenwoordiging door de vicedecaan onderzoek in de betreffende organen van de universiteit.

De commissie is samengesteld uit alle onderzoekshoofden, een vertegenwoordiger van de doctoraatsstudenten, een vertegenwoordiger van de postdoctorale onderzoekers, en de vicedecaan onderzoek, die tevens voorzitter is van de commissie.

De doctoraatsstudenten verkiezen hun vertegenwoordiger voor een hernieuwbare termijn van twee jaar. De postdoctoraal onderzoekers verkiezen hun vertegenwoordiger voor een hernieuwbare termijn van twee jaar.De decaan, andere vicedecanen, en de administratief directeur worden uitgenodigd als lid met raadgevende stem. Ook vertegenwoordigers uit KU Leuven kunnen als lid met raadgevende stem worden uitgenodigd.

3.3.1. Commissies voor andere beleidsdomeinen

Het directiecomité is bevoegd voor het oprichten en samenstellen van commissies die het directiecomité adviseren met betrekking tot andere beleidsdomeinen dan onderwijs of onderzoek. Het directiecomité bevestigt bij de start van ieder academiejaar de samenstelling en opdracht van deze commissies.

3.3.2. Administratief overleg diensten (“connect”)

Het administratief overleg zorgt voor afstemming binnen de diensten over de ondersteunende processen op het niveau van LUCA en de campussen.

Het overleg bestaat uit de vertegenwoordigers uit de ondersteunende diensten, de algemeen beheerder en de administratief directeur, die tevens voorzitter is van het overleg.

De administratief directeur en de algemeen beheerder bepalen in onderling overleg welke vertegenwoordigers uit de diensten lid zijn van het overleg.

3.3.3. Campusoverleg

Het campusoverleg maakt afspraken over de organisatie van de activiteiten in een bepaalde stad.

Het campusoverleg is verantwoordelijk voor een efficiënt gebruik van de beschikbare ruimtes, het leven op de campussen voor personeelsleden en studenten, en de ontsluiting van de campussen naar externen. Het overleg maakt afspraken over de planning van de activiteiten. Het overleg kan noden met betrekking tot uitrusting, materiaal of aanpassingen aan ruimtes initiëren bij de respectievelijke investeringscommissies.

Het overleg bestaat uit de opleidings- en onderzoekshoofden, een vertegenwoordiging van de studenten, en de campusmanager, die tevens voorzitter is van het overleg.

De studentenraad vaardigt, desgevallend via de participatiecommissies, de vertegenwoordigers van de studenten af voor hernieuwbare termijnen van één academiejaar.

De vicedecanen en de administratief directeur worden uitgenodigd als lid met raadgevende stem.

3.4.1 Investeringscommissie voor uitrusting en materiaal

De investeringscommissie voor uitrusting en materiaal adviseert het directiecomité over de besteding van de investeringsmiddelen.

De commissie is samengesteld uit drie vertegenwoordigers op het vlak van onderwijs, drie vertegenwoordigers op het vlak van onderzoek, twee vertegenwoordigers uit de diensten, de vicedecanen, de algemeen beheerder en de administratief directeur, die tevens voorzitter is van de commissie.

De vertegenwoordigers op het vlak van onderwijs zijn opleidingshoofden die door de onderwijsraad worden afgevaardigd voor een hernieuwbare termijn van twee jaar.

De vertegenwoordigers op het vlak van onderzoek zijn onderzoekshoofden die door de onderzoeksraad worden afgevaardigd voor een hernieuwbare termijn van twee jaar.

De administratief directeur en de algemeen beheerder bepalen in onderling overleg de vertegenwoordigers uit de diensten.

De VGM-coördinator voor LUCA en de administratief directeur van de Faculteit Architectuur van KU Leuven worden uitgenodigd als lid met raadgevende stem.

3.4.2. Investeringscommissie voor aanpassingen aan ruimtes

De investeringscommissie voor aanpassingen aan ruimtes adviseert het directiecomité over de besteding van de investeringsmiddelen.

De commissie is samengesteld uit de campusmanagers, twee vertegenwoordigers uit de diensten, de vicedecanen, de administratief directeur en de algemeen beheerder, die tevens voorzitter is van de commissie.

De administratief directeur en de algemeen beheerder duiden in onderling overleg de vertegenwoordigers uit de diensten.

De VGM-coördinator voor LUCA, de administratief directeur van de Faculteit Architectuur en een vertegenwoordiger van de Directie Technische Diensten van KU Leuven worden uitgenodigd als lid met raadgevende stem.

3.5.1. Decaan

De decaan heeft de algemene leiding van de geassocieerde Faculteit Kunsten en vertegenwoordigt de faculteit binnen de organen van de KU Leuven.

Binnen LUCA staat de decaan in voor de voorbereiding en de uitvoering van het beleid met betrekking tot de kerntaken onderwijs, onderzoek, artistieke werking en maatschappelijke dienstverlening.

In afwijking van het reglement interne organisatie van de KU Leuven wordt de decaan van de geassocieerde Faculteit Kunsten vooralsnog niet verkozen. Het bestuursorgaan van LUCA stelt de decaan aan, op voordracht van het directiecomité. De aanstelling gebeurt voor hernieuwbare termijnen van vier jaar.

De decaan rapporteert binnen LUCA aan de algemeen directeur. Het bestuursorgaan kan het mandaat van de decaan voortijdig beëindigen mits de betrokkene en de algemeen directeur voorafgaand aan de beslissing van het bestuursorgaan worden gehoord door de voorzitter van het remuneratiecomité.

Het mandaat van decaan en de functie van algemeen directeur kunnen gecombineerd worden in hoofde van één persoon. In dat geval rapporteert de decaan binnen LUCA aan de voorzitter van het bestuursorgaan.

3.5.2. Vicedecanen

De vicedecanen staan de decaan bij in de voorbereiding en de uitvoering van het beleid binnen LUCA en het bestuur van de geassocieerde Faculteit Kunsten. Zij vertegenwoordigen de faculteit binnen de organen van de KU Leuven die betrekking hebben op hun beleidsdomein.

Het bestuursorgaan van LUCA stelt maximum drie vicedecanen aan, op voordracht van het directiecomité. De aanstelling gebeurt voor hernieuwbare termijnen van vier jaar.

Een vicedecaan rapporteert aan de decaan. Het bestuursorgaan kan het mandaat van een vicedecaan voortijdig beëindigen mits de betrokkene en de decaan voorafgaand aan de beslissing van het bestuursorgaan worden gehoord door de voorzitter van het remuneratiecomité.

3.5.3. Campusmanager

De campusmanager staat de administratief directeur bij met betrekking tot de processen ter ondersteuning van de kerntaken op een bepaalde campus.

De rol van campusmanager valt samen met die van diensthoofd voor de campusdienst van de betreffende campus.

3.5.4. Administratief directeur

De administratief directeur staat in voor de processen ter ondersteuning van de kerntaken onderwijs, onderzoek, artistieke werking en maatschappelijke dienstverlening, en is belast met de voorbereiding en uitvoering van het beleid ter zake.

Het bestuursorgaan stelt de administratief directeur aan, op voordracht van het directiecomité.

De administratief directeur rapporteert aan de algemeen directeur. Het bestuursorgaan kan de aanstelling van de administratief directeur beëindigen mits de betrokkene en de algemeen directeur voorafgaand aan de beslissing van het bestuursorgaan worden gehoord door de voorzitter van het remuneratiecomité.

4.1.1. Directiecomité

Het directiecomité is collegiaal verantwoordelijk voor het dagelijks bestuur van LUCA. De omschrijving hiervan is vastgelegd in de statuten.

In de context van de geassocieerde Faculteit Kunsten oefent het directiecomité tevens de bevoegdheden uit die de universitaire reglementen toewijzen aan het faculteitsbestuur.

Het comité is samengesteld uit minstens drie leden die een leidinggevende rol opnemen in onderwijs of onderzoek, de vicedecanen, de decaan, de administratief directeur, de algemeen beheerder, en de algemeen directeur, die tevens voorzitter is van het comité.

De leden met een leidinggevende rol in onderwijs of onderzoek worden als directielid aangesteld door het bestuursorgaan, op voordracht van het directiecomité en na advies van het remuneratiecomité, voor een hernieuwbare termijn van twee jaar. Het directiecomité houdt bij de voordracht rekening met een zekere spreiding over de verschillende onderzoeks- en opleidingsdomeinen, alsook de verschillende campussen. Het bestuursorgaan kan het mandaat van deze leden voortijdig beëindigen mits het betrokken directielid voorafgaand aan de beslissing van het bestuursorgaan wordt gehoord door de voorzitter van het remuneratiecomité.

Het directiecomité beslist bij consensus. Indien geen consensus wordt bereikt, dan beslist het directiecomité op de volgende vergadering, op basis van een stemming bij gewone meerderheid. Directieleden die meerdere mandaten of functies combineren hebben slechts één stem. Bij staking van stemmen beslist de algemeen directeur.

Bij conflicten of onduidelijkheden met betrekking tot de bevoegdheden binnen de organisatie heeft het directiecomité een arbitragerol. Het neemt kennis van de problematiek, hoort desgevallend de betrokkenen, en spreekt een bindend advies uit.

4.1.2. Algemeen directeur

De algemeen directeur staat in voor de algemene leiding van LUCA en de representatie van LUCA en haar gemeenschap, zowel intern als extern.

De aanstelling, evaluatie, en desgevallend het ontslag of de afzetting van de algemeen directeur worden geregeld door de statuten.

4.1.3. Algemeen beheerder

De algemeen beheerder staat in voor de financiële, personeels- en logistieke processen binnen LUCA, en is belast met de voorbereiding en uitvoering van het beleid ter zake.

De aanstelling, evaluatie, en desgevallend het ontslag of de afzetting van de algemeen beheerder worden geregeld door de statuten.

Het bestuursorgaan is collegiaal verantwoordelijk voor het strategisch beleid van LUCA. De principes voor de samenstelling van het bestuursorgaan, de bevoegdheden, het aanduiden van de voorzitter, ondervoorzitter(s) en secretaris, en de werking van het bestuursorgaan zijn vastgelegd in de statuten.

4.2.1. Samenstelling

Binnen de principes die zijn vastgelegd in de statuten is het bestuursorgaan van LUCA samengesteld uit ten minste acht en ten hoogste twintig stemgerechtigde leden. Het bestuursorgaan bestaat uit vier geledingen:

1. bestuurders die noch personeelslid noch student zijn van LUCA, met expertise op het vlak van onderwijs, onderzoek, kunsten, organisatie- en financieel beheer, etc.;
2. een of meerdere bestuurders namens de KU Leuven;
3. een of meerdere bestuurders namens de studentenraad, voorgedragen door de studentenraad op basis van verkiezingen waaraan ten minste 10% van de studenten heeft deelgenomen;
4. de algemeen directeur en de algemeen beheerder.

De bestuurders van de eerste geleding maken samen de meerderheid uit van de bestuurders.

Bij overlijden of ontslag van een bestuurder, kan het bestuursorgaan geldig beslissen zonder dat bovenstaande samenstelling gegarandeerd is. In dat geval wordt onverwijld een procedure opgestart voor de benoeming van een nieuwe bestuurder.

Het bestuursorgaan kan waarnemers uitnodigen. De regeringscommissaris en de associatievoorzitter zijn waarnemer ex officio.

4.2.2. Bevoegdheden

Het bestuursorgaan is bevoegd voor alle aangelegenheden die niet bij wet, decreet, de statuten, of dit reglement aan andere organen worden toegewezen.

Het bestuursorgaan stelt conform dit reglement de personeelsleden aan die een leidinggevende rol of een beleidsmandaat opnemen, of lid worden van het directiecomité, met uitzondering van de algemeen directeur en de algemeen beheerder, van wie de aanstelling geregeld wordt door de statuten.

Het bestuursorgaan delegeert het dagelijks bestuur van LUCA aan het directiecomité, met inbegrip van de volgende bevoegdheden:

• de organisatie en de kwaliteitsborging van de kerntaken onderwijs, onderzoek, artistieke werking en maatschappelijke dienstverlening;
• de ondersteuning en coördinatie van deze kerntaken;
• de organisatie van de medezeggenschap en ander overleg binnen LUCA;
• de opmaak van de begroting, de rekeningen en het jaarverslag;
• de allocatie van de middelen die voor de kerntaken zijn begroot;
• de aanwerving en tewerkstelling van personeelsleden binnen de perken van de gealloceerde middelen.

Bij conflicten of onduidelijkheden met betrekking tot de bevoegdheden binnen de directiecomité heeft het bestuursorgaan een arbitragerol. Het neemt kennis van de problematiek, hoort desgevallend de betrokkenen, en spreekt een bindend advies uit.

Het bestuursorgaan richt in zijn schoot een auditcomité, een remuneratiecomité en een tuchtinstantie op. Het kan in functie van specifieke taken ook andere comités oprichten, en beslist desgevallend over de opdracht, bevoegdheden en looptijd van deze comités.

4.2.3. Afgevaardigd bestuurder

Indien het bestuursorgaan gebruik maakt van de mogelijkheid, zoals geregeld door de statuten, om een afgevaardigd bestuurder aan te stellen, dan is deze bestuurder gemachtigd om namens het bestuursorgaan op te treden bij het uitvoeren en communiceren van beslissingen die door het bestuursorgaan zijn genomen.

4.2.4. Borgingscomité

Het borgingscomité adviseert het bestuursorgaan met betrekking tot de kwaliteit van de geaccrediteerde opleidingen die LUCA organiseert en de erkende diploma’s die LUCA uitreikt. Het comité bestaat ten minste uit twee bestuurders uit de eerste en tweede geleding, aangevuld met ten minste twee externe leden, verbonden aan een agentschap met een registratie bij het European Quality Assurance Register for Higher Education (EQAR). Het bestuursorgaan beslist over de samenstelling en stelt de voorzitter aan.

4.2.5. Auditcomité

Het auditcomité adviseert het bestuursorgaan vanuit een toezichthoudende rol op de organisatie. Het comité bestaat ten minste uit drie bestuurders uit de eerste en tweede geleding, die geen uitvoerende rol opnemen binnen LUCA. Het bestuursorgaan beslist over de samenstelling en stelt de voorzitter aan. De werking van het auditcomité is beschreven in het auditcharter.

4.2.6. Remuneratiecomité

Het remuneratiecomité adviseert het bestuursorgaan in het kader van corporate governance, verloningsbeleid en conflictbemiddeling. Het comité bestaat ten minste uit drie bestuurders uit de eerste en tweede geleding, die geen uitvoerende rol opnemen binnen LUCA. Het bestuursorgaan beslist over de samenstelling en stelt de voorzitter aan.

4.2.7. Tuchtinstantie

Het bestuursorgaan delegeert de bevoegdheid met betrekking tot tucht ten aanzien van personeelsleden naar een comité dat optreedt als tuchtinstantie. Dit comité behandelt tuchtzaken, conform het tuchtreglement dat als protocol wordt afgesloten binnen het hogeschoolonderhandelingscomité, en zetelt daarbij met ten minste drie leden.

Het bestuursorgaan duidt deze leden aan onder de bestuurders en benoemt een van hen tot voorzitter. Het bestuursorgaan duidt tevens een aantal bestuurders aan als plaatsvervanger, die deel kunnen uitmaken van de tuchtinstantie wanneer een lid verhinderd is of niet kan deelnemen wegens een belangenconflict.

De werking van de tuchtinstantie kan nader worden omschreven in een huishoudelijk reglement dat de instantie zelf bepaalt.

De bevoegdheid met betrekking tot tucht ten aanzien van studenten wordt binnen LUCA toegekend en uitgeoefend conform het onderwijs- en examenreglement.