Duurzaam evenement

• Hoe belangrijk is groepsdynamiek? Weeg - zeker bij aanbiedende werkvormen - af of een online alternatief mogelijk is voor het doel van je evenement
• Kunnen meetings afwisselend online en offline georganiseerd worden? Aanrader is om een groot jaarlijks evenement live te organiseren in enkele dagen en met de focus op netwerken. Later kan er dan in kleinere meetings online afgesproken worden
• Misschien is er een mogelijkheid om meerdere vergaderingen te combineren op dezelfde bestemming
• Wanneer je een groot evenement organiseert, ga je best tijdig na of er in de stad nog een ander groot evenement doorgaat, omwille van de beschikbaarheid van hotelkamers.
• Wees zuinig met hybride meetings (fysiek + online) omdat ze vaak meer energie kosten, zowel naar voorbereiding en begeleiding als naar logistiek, techniek en extra verbruik van data en elektriciteit
• Ga na hoe je in hybride meetings offline en online dezelfde beleving kan creëren
• Maak in je communicatie vooraf duidelijk welke inspanningen voor duurzaamheid er gebeuren

• Kan je vliegen of persoonlijk transport vermijden?
• Schrijf aan de deelnemers dat we verwachten dat ze tot 8 uur reizen per trein. Beschrijf het comfort van treinreizen
• Als men toch moet vliegen, vraag om de vlucht te compenseren
• Als je ziet dat meerdere collega’s van dezelfde instelling komen, raad hen dan aan om te carpoolen, als de afstand dit toelaat
• Voorzie informatie over hoe je met het openbaar vervoer, de fiets of te voet naar de locatie(s) geraakt

• Zorg ervoor dat de locatie(s) goed bereikbaar is/zijn met het openbaar vervoer
• Houd rekening met de dienstregeling van het openbaar vervoer, ook in het weekend
• Houd er rekening mee dat er tegelijkertijd misschien ook andere grote evenementen worden georganiseerd
• Indien niet bereikbaar te voet of met het openbaar vervoer, zijn er misschien andere oplossingen mogelijk, zoals een shuttlebus of fietsen

Zorg ervoor dat er geen fysieke obstakels zijn die het betreden van de locatie of het verplaatsen in het gebouw belemmeren

o Maak aan de lift reclame voor de trappen

o Toegankelijke toiletten zijn natuurlijk een must

o Organiseer een (tijdelijke) stilteruimte waar men zich kan terugtrekken

o Meer info in publicatie "Engage in Inclusion" SALTO-YOUTH - Doe mee aan inclusie!

• Ga na of de overnachtingsmogelijkheid in de buurt of op dezelfde locatie als het evenement lukt
• Zorgt men ervoor dat kamers en linnengoed niet te veel worden schoongemaakt?
• Is het hotel toegankelijk?
• Kijk na of het hotel of de locatie die je huurt voor het evenement een duurzaamheidscharter heeft, dat kan via Green Key. Ook op www.booking.com kan je op duurzaamheid selecteren
• Sommige hotels hebben ook een eigen duurzaamheidsprogramma (bv. Novotel)

• Hoe kleiner de zaal, hoe minder energie en verlichting er nodig is
• Als er break-out-ruimtes nodig zijn, vermijd te grote ruimtes
• Probeer ervoor te zorgen dat de locatie voldoende natuurlijk licht heeft

• Maak iedereen bewust om te controleren op lichten die blijven branden of deuren die open blijven staan
• Zorg ervoor dat koelkasten en vriezers een goed energielabel hebben
• Zet grote koelkasten en vriezers niet te vroeg aan en zet ze gauw weer af, vul ze niet te vol en compartimenteer
• Probeer het gebruik van airconditioning te vermijden
• Probeer op warme dagen de zon uit de kamer te houden, liefst aan de buitenkant

• Vraag topsprekers of ze eventueel online willen spreken, dat maakt dat je ze makkelijker kan boeken en dat je meer deelnemers kan lokken

• Serveer kraanwater of zelfgemaakte limonades in karaffen, taps of dispensers en glazen
• Geef de voorkeur aan warme dranken in thermosflessen
• Zorg ervoor dat zoveel mogelijk materiaal herbruikbaar is: kan, bestek, bord, glas, tas…
• Serveer standaard vegetarisch en plantaardig eten, warm en/of koud. Geef gerust aan dat dit gezond en gevarieerd is én goed voor de planeet. Voorzie eventueel een opt-in voor vlees en vis, waarbij deelnemers dienen aan te geven of ze vlees of vis willen
• Serveer zoveel mogelijk lokale en seizoensgebonden producten
• Werk - indien mogelijk - samen met sociale en lokale cateraars
• Gebruik fairtrade producten, zoals koffie en thee
• Voorzie snacks, suikertjes, melk, roerstaafjes… zonder individuele verpakking
• Maak een zo exact mogelijke inschatting van het aantal maaltijden en dieetvoorkeuren en vraag naar aanwezigheid
• Doneer restjes aan een goed doel of voorzie herbruikbare voedselcontainers om restjes uit te delen, zet overschotten later nogmaals - als vieruurtje bvb. - op het menu
• Vraag aan de cateraar naar de inspanningen voor duurzaamheid. Het kan verrassend zijn!

• Ga voor digitale info, te raadplegen via smartphone of laptop. Gebruik een versie die ontwikkeld is met het doel om online te worden geraadpleegd en eventueel ook interactief kan gebruikt worden om notities te nemen.
• Geef vooraf aan dat er geen schrijf materiaal wordt voorzien en deelnemers dit zelf dienen te voorzien. Houd een voorraad pennen notitieblokken bij indien iemand dit zelf toch is vergeten.
• Fancy notitieblokken kunnen worden vervangen door los papier of schriftjes van gerecycleerd papier

• Gebruik voor meerdaagse evenementen papieren naamkaartjes in plastic houders of butterfly badges
• Verzamel plastic houders en lanyards op het einde van het evenement bij de uitgang
• Voor een evenement van één dag gebruik je best textiel- of papieren badges

• Indien mogelijk, voorzie herbruikbare centrale signalisatie met een deel dat je kan wissen (in krijt)
• Zet een plan met de lokalen op je schermen
• Gebruik whiteboards in plaats van flip-overs
• Als afdrukken nuttig is, doe het dubbelzijdig, in zwart/wit en op gerecycleerd papier

• Vermijd gadgets
• Vermijd plastic verpakkingen
• Leg handige spullen op een tafel bij het onthaal en laat deelnemers kiezen wat ze nodig hebben
• Vraag deelnemers om een draagtas mee te nemen, in plaats tassen te voorzien
• Ga voor een lokaal, duurzaam cadeau met karakter: chocolade, een online fotoalbum van het evenement…
• Geef een cadeautje tijdens het congres en niet op het einde
• Geef geen bloemen of planten, grote of zware zaken die niet mee kunnen… of geef geen fysiek cadeau